یکی از بزرگترین چالش هایی که کارفرمایان و صاحبان مشاغل با آن روبرو هستند ، مدیریت حضور و غیاب کارمندان و زمانبندی آنهاست. کارمندان شما بزرگترین دارایی شما هستند و حفظ اطلاعات دقیق در مورد ساعات کاری ، تغییر کار و مرخصی آنها ضروری است. در واقع ، این می تواند تفاوت زیادی در نحوه عملکرد مشاغل شما ایجاد کند ، و این هم به معنای بهبود بهره وری و کارآیی آنها نیست. در گذشته کارفرمایان برای پیگیری حضور کارمندان خود از یک سیستم دستی استفاده می کردند. این امر منجر به خطاهای زیاد در حقوق و دستمزد و کاهش بهره وری و کارایی کارکنان شد. با این وجود ، با پیشرفت فناوری ، این امکان را برای شما آسان تر از همیشه در دسترس قرار داده است که حضور و غیاب کارمندان خود را با کمک یک نرم‌افزار حضور غیاب پیگیری کنید. در این مقاله ، ما چندین مزیت اسفاده از این سیستم‌ها در مدیریت حضور و غیاب در سازمان شما را برای شما جمع آوری کرده ایم.

از مزایای سیستم مدیریت حضور می توان به دقت قابل اعتماد ، افزایش بهره وری ، کاهش هزینه و انطباق قانونی اشاره کرد.

1. دقت و اطمینان

به طور سنتی ، از یک سیستم دستی برای ثبت ساعت کاری کارمندان استفاده می شد. استفاده از چنین سیستمهای دستی باعث بروز مشکلات و خطاهای زیادی شد. به عنوان مثال ، برخی از کارمندان فراموش میکردن زمان ورود خود را ثبت کنند و در مواقع دیگر ، آنها با وارد کردن دوره های طولانی به عمد از سیستم سوءاستفاده کردند. سیستم های حضور و غیاب خودکار ، چنین مواردی را از بین برده و به خاطر قابلیت اطمینان و صحت آنها در هنگام ردیابی زمان شناخته شده است. آنها داده ها را در زمان واقعی جمع آوری و وارد سیستم می‌کنند و بنابراین کمتر احتمال دارد که کارمندان شما با سیستم مداخله کنند.

2. افزایش بهره وری

با جمع آوری و نگه داشتن اطلاعات حضور و غیاب کارکنان به صورت دستی می توان محاسبه حقوق هر کارمند را بسیار سخت و خسته کننده دانست. فرایند دستی نیز در معرض خطاهایی است که می تواند خطاهای حقوق و دستمزد را ترجمه کند. با یک سیستم مدیریت خودکار حضور و غیاب ، می توانید در پیگیری کارمندان خود به طور چشمگیر در وقت و تلاش خود صرفه جویی کنید. شما می توانید از این زمان صرفه جویی برای تمرکز در مشاغل خود و افزایش بهره وری آن استفاده کنید.

3. کاهش هزینه

همانطور که قبلاً نیز گفته شد ، یک سیستم مبتنی بر کاغذ می تواند منجر به گزارش نادرست زمان توسط کارمندان شما شود. اما می توانید با معرفی یک سیستم نظارت بر حضور با کیفیت ، این امر را از بین ببرید. این نرم افزار به طرز چشمگیری باعث کاهش تاخیر و غیبت می شود و به شما کمک می کند تا در هزینه های زیادی صرفه جویی کنید که در غیر این صورت از طریق خطاهای حقوق و دستمزد و کلاهبرداری از دست می دادید. در حقیقت ، سازمانهایی که سیستم مدیریت حضور را معرفی کرده اند هدر رفتن صندوق ها را تا 1 میلیون تومان در هر کارمند کاهش می دهد.

علاوه بر این ، استفاده از یک سیستم ردیابی خودکار برای حضور ، خطر خطاهای انسانی را نیز به حداقل می رساند - یکی از بزرگترین عواملی که به سازمان ها و مشاغل منجر به خسارت های مالی می شود.

4- انطباق حقوقی

ورود به سیستم دستی در زمان و ورود به سیستم معمولاً خطاهای زیادی را به همراه دارد که می تواند هزینه های تجاری شما را به میزان قابل توجهی هزینه کند. نگهداری داده های نادرست همچنین غیرقانونی است و می تواند منجر به طرح دعوا و جریمه شود. نصب سیستم ردیابی اتوماتیک ، دقت سوابق کارمندان شما را تضمین می کند و قوانین کار را رعایت می کند.

در نتیجه

اینها مهمترین مزیت سیستم مدیریت حضور و غیاب است. این سیستم کار شما را آسان تر و یکپارچه می کند و به جلوگیری از خطاهایی که می تواند منجر به ضرر مالی شود منجر می شود، می‌توانید همین الان از ۲۱ روز خدمات رایگان نانوواچ جهت آشنایی بیشتر با سیستم‌های حضورغیاب آنلاین اسفاده کنید.

اتوماسیون زندگی شما را آسان تر می کند. خودکار کردن قبض برق شما عدم پرداخت هزینه را غیرممکن می کند. تقویم موجود در تلفنتان همزمان با رایانه شما همگام سازی می شود ، بنابراین هرگونه قرار ملاقات را فراموش نمی کنید. Netflix به طور خودکار قسمت بعدی را بازی می کند ، حتی اگر نمی خواهید ، اما قسمت بعدی از قبل شروع شده است ، بنابراین شما هم ممکن است تماشای خود را ادامه دهید.

این کارهای کوچک خودکار ممکن است خیلی به نظر نرسد ، اما می توانند دردسرهای زیادی را برای شما به همراه داشته باشند. بنابراین تصور کنید تمام سردردها و زمانی که سازمان شما می تواند با کارمزد خودکار صرفه جویی کند.

حقوق و دستمزد خودکار چیست؟

حقوق و دستمزد خودکار راهی برای کمک به شما در ساده کردن عمل پرداخت به موقع کارمندان و به طور دقیق است. بیشتر کارمندان حقوق و دستمزد عاشق استفاده از یک سیستم حقوق و دستمزد خودکار هستند زیرا می تواند باعث صرفه جویی در وقت و تلاش در فرآیندهای القاء سردرد مانند تشکیل پرونده های مالیاتی فدرال ، ایالتی و محلی ، پردازش سپرده های مستقیم ، تهیه گزارش و محاسبه محرومیت شود.

مدیران حقوق و دستمزد همه روزها را برای گذراندن خرد کردن شماره ها و مدیریت صفحات گسترده اختصاص نمی دهند. بسیاری نیز مسئولیت های دیگری مانند استخدام و استخدام ، روابط با کارکنان ، آموزش و توسعه و مدیریت مزایا را بر عهده دارند. شاید حقوق و دستمزد بخشی از شغل آنها به عنوان دستیار اجرایی یا مدیر دفتر باشد. در اینجا تفکیک همه چیزهایی که یک مدیر حقوق و دستمزد مسئولیت آن را بر عهده دارد (و این شامل همه سایر وظایف خارج از حقوق و دستمزد نمی شود):

وظایف جدید استخدام

اطلاعات دموگرافیک

اطلاعات بانکی

برنامه را پرداخت کنید

اموال

کسر مزایا

وظایف هفتگی

ساعت را محاسبه کنید

ساعت ها را برای PTO و تعطیلات تنظیم کنید

هزینه اضافه کاری و چاشنی را تنظیم کنید

دریافت حقوق و دستمزد

کالاهای خرد و چک را به کارمندان ارائه دهید

اصلاحات حقوق و دستمزد چرخه میانی را انجام دهید

وظایف دوره ای

گزارش حقوق و دستمزد

تغییر مزایای ثبت نام باز است

غرامت کارگران

تشکیل پرونده های مالیاتی فدرال ، ایالتی و محلی

تشکیل پرونده و توزیع فرم مالیات کارمندان

به جای استفاده از حقوق و دستمزد خودکار ، ساعتهای وقت گرانبهای را صرف انجام تک تک این کارهای حقوق و دستمزد بصورت دستی علاوه بر سایر وظایف خود می کنید؟ Fuhgettaboutit!

یک سیستم حقوق و دستمزد خودکار نمی تواند همه چیز را برای شما انجام دهد ، اما می تواند کمک زیادی به شما کند. اگر سؤال می کنید که آیا نرم افزار گران قیمت دستمزد شما هزینه ای دارد ، از خود بپرسید که آیا وقت آن رسیده که سازمان شما به صورت خودکار شود ، یا اینکه نمی دانید حقوق و دستمزد خودکار چیست؟

مزایای حقوق و دستمزد خودکار چیست؟

همانطور که اشاره کردیم ، اتوماسیون فرآیند حقوق و دستمزد شما کار را ساده تر می کند ، اما بگذارید برخی از مزایای خاص کارمزد خودکار را بیابیم.

شماره 1 خطاها را کاهش دهید

نظرسنجی از موسسه نیروی کار در Kronos Incorporated نشان داد که 49 درصد از کارگران ایالات متحده پس از تجربه تنها دو مشکل در پرداخت حقوق خود ، به دنبال شغل جدید خواهند بود. پرداخت کسی چیزی نیست که شما بخواهید آنرا خراب کنید.

درست مانند حسابگرها از نظر ریاضی کمی بهتر از مغز انسانی ما هستند ، نرم افزار حقوق و دستمزد در محاسبه تخفیف های صحیح ، پرداخت اضافه کار ، PTO و کمیسیون هایی که روی حقوق کارمندان تأثیر می گذارد ، بهتر است. بعلاوه ، اگر شما به صورت دستی داده ها را وارد نمی کنید ، هیچ خطری برای اشتباه نادرست از یک شماره یا کپی کردن داده ها به اشتباه وجود ندارد.

شماره 2 صرفه جویی در وقت

ما قبلاً کارهای بسیاری را که در صفحه کارمند دستمزد کار می کردیم ، مرور کردیم. اتوماسیون برخی از این کارها می تواند در زمان قابل توجهی صرفه جویی کند. Tamerra Sedacy ، متخصص حقوق و دستمزد در BambooHR ، تخمین می زند: "یک سیستم خودکار پرداخت حقوق و دستمزد من را تا سه یا پنج ساعت کار صرفه جویی می کند. این می تواند اکثر داده های دستی را که معمولاً باید انجام می داد جایگزین کند. "

شماره 3 امنیت را افزایش دهید

کاغذ و صفحات گسترده برای حفظ اطلاعات مهم حقوق و دستمزد شما مکان های بسیار مطمئن ای نیستند. با استفاده از سیستم پرداخت خودکار ، داده های شما رمزگذاری شده و از رمز عبور محافظت می شوند ، بنابراین هیچ کس (غیر از شما و تیم شما) به راحتی نمی تواند به آن دسترسی پیدا کند.

شماره 4 گزارش ها را به راحتی ایجاد کنید

تصمیم گیری در مورد حقوق و دستمزد استراتژیک یا پیش بینی هزینه کار با کمی کمک خودکار امکان پذیر است. آسان نیست برای پیدا کردن اطلاعات حقوق و دستمزد خود و جمع آوری آن توسط یک گزارش به صورت دستی ، از طریق همه کارهای دستی خود استفاده کنید. بسیاری از سیستم عامل های نرم افزاری حقوق و دستمزد ، گزارش های قابل بارگیری را به شما ارائه می دهند ، بنابراین می توانید اطمینان داشته باشید که همه چیز به طور روان اجرا می شود و تصمیم های صحیحی را برای سازمان خود می گیرید.

شماره 5 تشکیل پرونده مالیاتی را ساده کنید

مالیات پیچیده است. هزاران قاضی مالیاتی در ایالات متحده وجود دارد و قوانین مالیاتی مرتباً تغییر می کنند. و اگر سازمان شما در چندین ایالت فعالیت می کند ، شما باید حتی بیشتر از آنها پیگیری کنید. در صورت اشتباه بودن ، ماندن در بالای این تغییرات می تواند بسیار وقت گیر و فوق العاده پر هزینه باشد. حقوق و دستمزد خودکار ، این به روزرسانی ها را در سیاست های مالیاتی پیگیری می کند ، اطمینان حاصل می کند که شما تمام مهلت های صحیح را رعایت می کنید ، و مالیات نگهدارنده را برای کارمندان جداگانه محاسبه می کنید. به این ترتیب ، می توانید اطمینان داشته باشید که مالیات خود به درستی و به موقع ثبت شده است.

# 6 رکورد کامل

قانون منصفانه استاندارد کار ، کارفرمایان را ملزم به نگه داشتن سوابق پرداخت سه ساله می کند. در این سوابق ، بسته به قوانین ایالتی شما باید ساعات کار ، نرخ پرداخت ، تاریخ حقوق و دستمزد و موارد دیگر را درج کنید. سیستم های خودکار پرداخت حقوق ، این داده ها را برای شما سازماندهی می کند ، بنابراین شما مطابقت داشته باشید و برای یک ممیزی احتمالی آماده باشید.

شماره 7 خدمت خود کارمندان

دادن استقلال به کارمندان برای مشاهده آسان چکهای خود و به روزرسانی اطلاعات شخصی آنها می تواند به ساده تر کردن روند کارمزد شما ، نگه داشتن کارهای اضافی در فهرست کارهای متخصصان حقوق و دستمزد خود و محدود کردن خطاها کمک کند. با داشتن حقوق و دستمزد خودکار ، بسیاری از سیستم ها به کارمندان اجازه می دهند:

اطلاعات شخصی خود را ویرایش کنید

خردهای پرداخت را مشاهده و چاپ کنید

سپرده مستقیم آنها را به روز کنید

اظهارات مزایا را مشاهده کنید

کسرها را مشاهده کنید

به فرم های W-2 و 1099 دسترسی و چاپ کنید

ایمیل های کمتری ، شیپور خاموشی و پینگ در طول روز می توانند زندگی یک مدیر حقوق و دستمزد را بسیار آسان تر کنند.

# 8 پس انداز کنید

یک سیستم خودکار پرداخت حقوق و دستمزد ممکن است برخی از مشاغل را با توجه به قیمت آن ترساند ، اما انجمن حقوق و دستمزد آمریکا تخمین می زند که اتوماسیون می تواند هزینه پردازش حقوق و دستمزد شما را تا 80 درصد کاهش دهد. بسیاری از مزایای ذکر شده در قبال حقوق و دستمزد خودکار باعث کاهش کلی هزینه برای سازمان شما می شود. وقتی گرانترین اشتباهات را از بین می برید ، می توانید در دراز مدت هزینه های خود را کاهش دهید. به علاوه ، همانطور که می گویند ، زمان پول است - که مخصوصاً برای مشاغل صادق است.

نحوه اتوماسیون فرآیند حقوق و دستمزد

شما چندین گزینه برای اجرای حقوق و دستمزد خود دارید. در نظرسنجی وضعیت حقوق و دستمزد BambooHR با 500 پاسخ دهندگان ، 48 درصد سازمان ها اعلام كردند كه از نرم افزار شخص ثالث استفاده می كنند ، 24 درصد آنها گفتند كه از نرم افزار حقوق و دستمزد homegrown استفاده می كنند ، و 27 درصد اعلام كردند كه آنها با استفاده از حسابدار محلی ، تصمیم به برون سپاری كلی از این وظیفه دارند. شرکت ملی حسابداری یا سازمان کارفرمایان حرفه ای (PEO).

ما می پذیریم که کمی مغرضانه عمل می کنیم ، اما اگر به دنبال اتوماسیون روند کارمزد خود هستید ، ادغام یک سیستم شخص ثالث برای بسیاری از سازمان ها ساده ترین خواهد بود.

یکی از مهمترین ویژگی هایی که باید در یک سیستم شخص ثالث به دنبال آن باشید این است که با HRIS شما ارتباط برقرار می کند ، بنابراین اطلاعات مربوط به کارمندان مانند دستمزدها ، ساعت ها ، شماره حساب ها و احتمالات همه می توانند در یک مکان ذخیره شوند. این بدان معناست که با کاهش نیاز به ورود مضاعف می توانید خطر خطای خود را بیشتر کاهش دهید. بنابراین شما می توانید تمام ویژگی های خودکار دستمزد خودکار را داشته باشید که انجام کار خود را آسانتر می کند ، به علاوه یک سیستم ساده.

در سیستم دستمزد خودکار چه باید جستجو کنید

ادغام یک سیستم جدید حقوق و دستمزد تلاش می کند (جمع آوری داده ها ، تنظیم کار برای سازمان شما و غیره) بنابراین قبل از انتخاب آن ، حتماً سیستم حقوق و دستمزد خود را با دقت ارزیابی کنید. در بررسی وضعیت حقوق و دستمزد ما ، از پاسخ دهندگان سوال کردیم که چه چیزی باعث می شود نرم افزار حقوق و دستمزد مؤثر باشد. پاسخ های برتر آنها ایده خوبی راجع به ویژگی هایی که باید هنگام انتخاب یک سیستم حقوق و دستمزد به دنبال آن باشید. این ویژگی های خودکار دستمزد می تواند به کاهش بارزترین نقاط درد در لیست حقوق و دستمزد کمک کند:

تشکیل پرونده های مالیاتی فدرال ، ایالتی و محلی

پیگیری زمان و حضور و غیاب

دسترسی به سلف سرویس کارمندان

ردیابی PTO

مدیریت داده های کارمندان

گزارش نویسی

ادغام نرم افزار (یعنی ردیابی زمان ، حسابداری ، مزایا و غیره)

تعدیل پرداخت اضافی مانند بازپرداخت یا پاداش

همانطور که گزینه های مختلف سیستم حقوق و دستمزد را در نظر می گیرید ، این سؤالات را از خود بپرسید:

آیا این سیستم با اندازه فعلی شرکت من کار می کند؟ آیا این سیستم می تواند با ما رشد کند؟

آیا این سیستم خودکار پرداخت حقوق با نرم افزار HR من یکپارچه است؟

در حال حاضر چقدر زمان را صرف تکمیل حقوق و دستمزد می کنم؟ چه مدت طول می کشد من با این سیستم خودکار طول بکشد؟

در سیستم حقوق و دستمزد چه ویژگی هایی برای من مهمتر است؟ آیا این سیستم شامل این ویژگی ها است؟

این سؤالات باید به شما کمک کند تا بر روی یک سیستم پرداخت خودکار دستمزد کار کنید که برای مدیر حقوق و دستمزد و کل سازمان شما مفید است.

چه موقع باید یک سازمان حقوق و دستمزد را سازمان دهد؟

اگر تازه کارمند شماره پنج را استخدام کرده اید ، انجام حقوق و دستمزد دستی در حال حاضر ممکن است آن را کاهش دهد ، اما اتخاذ یک سیستم خودکار پرداخت حقوق و دستمزد که می تواند در شرکت شما رشد کند ، می تواند بسیار مفید باشد. تامرا ، متخصص حقوق و دستمزد ما ، بهترین مزایا را توضیح داد: "من فکر می کنم شرکت ها باید از ابتدا کارمزد خودکار را تصویب کنند. اگر شرکتی کوچک باشد اما قصد رشد داشته باشد ، به جای اینکه سعی کنید سوئیچ کنید یا از ابتدا شروع به کار کنید ، می توانید کارمندان را با یک سیستم سریعتر و آسان تر کنید. مردم از نحوه کار بسیار راحت می شوند. اگر از قبل سیستمی در دست دارید که از رشد پشتیبانی می کند ، در آینده بهتر خواهید شد. حتی ممکن است به شما امکان دهد بیش از آنچه که در ابتدا برنامه ریزی کرده اید رشد کنید. "

اگر هنوز هم هر دوره دستمزد خود را بطور دستی اجرا می کنید ، امیدوارم تاکنون متقاعد شده باشید که ارزش آن را دارد که روند خود را خودکار کنید. شروع به تحقیق در سیستم های مختلف حقوق و دستمزد خودکار و خرد کردن شماره ها برای یافتن ROI کنید. فواید کارمزد خودکار را می یابید که می تواند وقت و هزینه زیادی را برای شما صرفه جویی کند و باعث می شود که کمی بیشتر به ایبوپروفن برسید.

گردش مالی ، دور ریختگی ، اتلاف وقت ، فرسودگی ... بسیاری از مشکلاتی که رهبران HR را در شب نگه می دارد را می توان به یک هیولای واحد ردیابی کرد: فرسودگی کارمندان. براساس یک گزارش گالوپ ، 76 درصد از کارمندان حداقل بعضی اوقات فرسودگی در محل کار را تجربه می کنند ، و 28 درصد می گویند که این کار را «اغلب» یا «همیشه» تجربه می کنند. برخی از رهبران منابع انسانی آن را اپیدمی محل کار خوانده اند.

بنابراین فرسودگی کارکنان چیست؟ و مهمتر از آن ، سازمان ها و متخصصان منابع انسانی در مورد آن چه کاری می توانند انجام دهند؟ ما اطلاعات لازم را برای شما فراهم خواهیم کرد تا به افراد خود کمک کنید تا در یک محیط کار همیشه در حال تغییر و تحول ، درگیر و با انگیزه باشند.

فرسودگی کارمندان چیست؟

حل مشکل فرسودگی کارمندان با درک تعریف آغاز می شود. طبق اعلام سازمان بهداشت جهانی ، فرسودگی کارکنان "یک سندرم است که ناشی از استرس مزمن در محل کار است که با موفقیت مدیریت نشده است." معمولاً با سه چیز مشخص می شود:

احساس کاهش انرژی یا فرسودگی انرژی

افزایش فاصله ذهنی ، احساسات منفی یا بدبینی پیرامون شغل خود

کاهش اثربخشی حرفه ای

کارمندان ممکن است در بعضی از مواقع مشاغل خود این یا همه این علائم را تجربه کنند - همه ما روزهای بدی داریم. اما وقتی کارمندان روز به روز برای مدت طولانی احساس خستگی ، منفی و ناکارآمد می کنند ، روزهای بد به فرسودگی تبدیل می شوند. و فرسودگی شغلی می تواند به سرعت به یک مشکل گران و جدی برای کارمندان و کارفرمایان تبدیل شود.

هزینه فرسودگی کارمندان

هزینه واقعی فرسودگی شغلی بسیار فراتر از تعداد انگشت شماری از کارمندان خسته و دفع شده است. در حقیقت ، گالوپ در سال 2016 تخمین زده است که فرسودگی شغلی کارکنان آلمان را حدود 9 میلیارد یورو از دست داده است. در ایالات متحده ، دانشکده فارغ التحصیل دانشگاه استنفورد گزارش داد که فرسودگی شغلی 190 میلیارد دلار در سال در هزینه های مراقبت های بهداشتی ، و همچنین 120،000 مرگ ناشی از استرس دارد.

کشته شدن Hold؟ متأسفانه ، درست است

در حقیقت ، فرسودگی کارکنان در ژاپن چنان بد شده است که کلمه ای را برای آن اختراع کرده اند: "کاروشی" ، یا مرگ ناشی از کار. چند سال پیش ، درگذشت یک زن 31 ساله به عنوان موردی از کاروشی آشکار شد. وی پس از ورود 159 ساعت اضافه کار در یک ماه ، در اثر نارسایی قلبی درگذشت.

بدیهی است ، این یک نمونه شدید از هزینه فرسودگی کارمندان است. اما حتی فرسودگی خفیف در بین کارمندان شما می تواند تأثیر منفی قابل توجهی داشته باشد. یک گزارش گالوپ نشان می دهد که کارکنانی که فرسودگی شغلی را "اغلب" یا "همیشه" تجربه می کنند عبارتند از:

63 درصد بیشتر احتمال دارد یک روز بیمار را بگذرانند

نیمی از این احتمال است که در مورد نحوه دستیابی به اهداف عملکرد با مدیر خود صحبت کنید

23 درصد بیشتر از اتاق اورژانس بازدید می کنند

2.6 برابر احتمالاً به طور جدی به دنبال شغل دیگری هستند

13 درصد نسبت به عملکرد خود اطمینان کمتری دارند

هزینه فرسودگی شغلی برای افراد و سازمانها به طور یکسان زیاد است. مشخص است که شرکت شما قادر به پرداختن به آن نیست.

علائم فرسودگی کارمندان

دانستن علائم فرسودگی کارکنان می تواند به شما کمک کند قبل از اینکه مسئله بزرگی شود ، آن را در نیروی کار خود تشخیص دهید و به آن بپردازید. این امر به ویژه مهم است زیرا ممکن است کارکنان وقتی شما احساس سوختگی می کنند به شما اطلاع ندهند: در یک نظرسنجی مشخص شد که فقط از هر چهار کارمندی که دچار سوختگی شده اند ، فقط یک نفر در مورد این مدیر یا HR خود را اعلام کرده اند. در حالی که همه موارد فرسودگی شغلی یکسان نیست ، اما تماشای این علائم مکان خوبی برای شروع است.

فرسودگی

همه ما با رکود ظهر آشنا هستیم. خمیازه ، چشم فرو رفته ، افکار فازی. کار با آن ساعات آهسته بعد از ظهر می تواند دشوار باشد.

اما ممکن است کارمندان دچار فرسودگی شغلی شوند که انگار رکود ظهرشان تمام نمی شود. هر روز آمدن به کار به خودی خود خسته کننده است. و نه فقط از نظر جسمی. فرسودگی ذهنی می تواند به همان اندازه مالیات باشد.

بزرگترین خطر ناشی از فرسودگی این است که اغلب چرخه ای است. یک کارمند به کار می آید و خسته می شود. استرس روز وزنه بر آنها در شب و جلوگیری از خواب آرام است. روز بعد ، آنها حتی خسته تر از گذشته به مطب می آیند و چرخه ادامه می یابد. یک مطالعه چندین سال پیش تخمین زد که شرکت ها ممکن است هر سال حدود 3000 دلار در هر کارمند بخاطر خواب ضعیف از دست بدهند.

چه چیزی را باید تماشا کنیم:

بیخوابی

خوابیدن در میز یا جلسات

عدم توانایی تمرکز یا تفکر واضح

بدبینی

یکی دیگر از علائم رایج فرسودگی کارکنان ، نگرش بدبینانه است. همه ما در اداره چند بدبینی می دانیم - شاید حتی خودمان دچار بدبینی شویم. در حالی که همه گاهی اوقات در کار احساس ناامیدی یا منفی می کنند ، ممکن است کارکنانی که به طور مداوم رفتار می کنند ممکن است دچار فرسودگی شغلی شوند.

نگرش بدبینانه در محل کار یک شبه ایجاد نمی شود. بلکه با گذشت زمان و با تجربیات منفی مکرر رشد می کند. بیشتر اوقات ، کارمندان وقتی در تجربه کاری خود فاقد دو چیز هستند ، دچار بدگویی می شوند: اعتماد به نفس و وضوح شغلی.

اعتماد یک چیز نسبتاً شکننده است که از طریق تعامل مکرر با همان افراد یا موقعیت ها ساخته و تقویت می شود. هنگامی که یک مدیر به گونه ای عمل کند که به اعتماد یک کارمند خیانت کند ، مانند گرفتن اعتبار برای کار کارمند ، رابطه آسیب می بیند و آن شخص در طول تعامل بعدی محترم تر خواهد بود. اگر تعامل های بیشتر برای از بین بردن اعتماد ادامه یابد ، کارکنان شروع به شک به اهداف سازمان یا مدیر خود می کنند و از همکاری امتناع می ورزند (یا حداقل نمی توانند بهترین کار خود را انجام دهند).

حتی هنگامی که مدیران صمیمانه سعی می کنند به خوبی با کارمندان رفتار کنند ، ممکن است در تعیین انتظارات شغلی کاملاً کوتاهی کنند. یک مطالعه گالوپ نشان داد که تنها 50 درصد از کارکنان کاملاً موافق هستند که تصور روشنی از انتظارات شغلی خود در هر روز دارند (این بدان معنی است که 50 درصد دیگر تا حدی فاقد وضوح هستند).

عدم وضوح می تواند به دلیل استرس ایجاد شده برای کارکنان منجر به بدبینی (و بنابراین فرسودگی کارکنان) شود. یک مطالعه منتشر شده در Harvard Business Review ، پیشرفت چند تیم مختلف در یک سازمان را نشان داد تا چقدر شفافیت شغلی مهم برای کار مؤثر است. تیم هایی که پیشرفت بیشتری کسب کرده اند ، "رویدادهایی را که در آن ... اهداف مشخص بودند ، تجربه کردند" و مردم می دانستند که چرا کارشان برای تیم ، سازمان و مشتریان سازمان مهم است. " از طرف دیگر ، تیم هایی که پیشرفت کمتری داشتند تجربه کردند "رویدادهای بیشتری که گل آلود ، گیج کننده یا تصادفی اهداف را تغییر دادند."

چه چیزی را باید تماشا کنیم:

عدم همکاری

اتلاف وقت

عملکرد ضعیف

سرخوردگی یا بی تفاوتی

ناکارآمدی

یک کارمند سوخته و از کار افتاده نیز کارآمد نیست. و این ناکارآمدی غالباً نتیجه یک لیست بیش از حد و بی پایان کارها است.

هر سازمان دوره های شلوغ خود را طی می کند که همه افراد باید کمی وزن اضافی را به خود اختصاص دهند تا همه کارها راحت پیش برود. اما هنگامی که زمان بحران هرگز به پایان نمی رسد ، و کارمندان خود را مرتباً با کارهای زیادی متلاشی می کنند ، در معرض خطر فرسودگی قرار دارند.

نکته ای که کارمندان را از اثرگذاری در کار خود باز می دارد ، جریان مداوم حواس پرتی ها و وقفه ها است. تحقیقات UC Irvine نشان داد كه "در یك روز معمولی ... مردم به طور متوسط ​​سه دقیقه قبل از انتقال به یك رویداد دیگر ، روی هر یك رویداد صرف می كنند." در اکثر اوقات ، کارمندان بعد از قطع کار ، وظایف خود را تغییر می دهند ، و برای بازیابی مجدد تمرکز ، می توان زمان زیادی را صرف کرد. یک مطالعه مایکروسافت نشان داد که به طور متوسط ​​15 دقیقه طول می کشد تا مردم پس از چیزی به اندازه وقفه پست الکترونیکی ، به یک پروژه مهم برگردند.

آیا می توانید تصور کنید که در یک پروژه بزرگ و پیچیده با سه دقیقه افزایش با 15 دقیقه وقفه کار کنید؟ نه تنها این فوق العاده ناکارآمد است بلکه ناامید کننده و فرسودکننده است. متأسفانه ، این همان چیزی است که بسیاری از کارمندان در محل کار خود با آن روبرو هستند.

چه چیزی را باید تماشا کنیم:

ساعت کار بیش از حد

عملکرد ضعیف

تکالیف و پروژه های دیررس

جلسات اضافه بار

تنهایی

علامت نهایی فرسودگی کارمندان که می خواهیم آن را بپوشانیم تنهایی است. می توان گفت اگر یک کارمند احساس تنهایی و قطع رابطه کند دشوار است ، اما اگر آنها به طور مداوم از فعالیت های اجتماعی خارج شوند یا از تعامل با هم تیمی خودداری کنند ، ممکن است این مشکل باشد.

دوستی ها یک قطعه اساسی از معما درگیر شدن کارمندان است. گالوپ ، پس از بررسی بیش از 15 میلیون کارمند در سراسر جهان ، گزارش داد که افرادی که "بهترین دوست" در محل کار دارند ، هفت برابر بیشتر از افراد مشغول کار هستند. کارمندان با ارتباطات اجتماعی نزدیک در محل کار نیز تمایل دارند که در جذب مشتری بهتر باشند ، کار با کیفیت بیشتری انجام دهند ، از رفاه بالاتری برخوردار باشند و احتمال آسیب دیدن در کار نیز کمتر است.

از طرف دیگر ، افرادی که فاقد این نوع روابط هستند ، تنها هشت درصد احتمال درگیری بسیار دارند.

انسان ها موجودات اجتماعی هستند و تعامل معنادار اجتماعی بخشی جدایی ناپذیر از هر روز است. تحقیقات نشان داده است که برای داشتن یک روز پر رونق ، افراد به شش ساعت وقت اجتماعی نیاز دارند. بدون داشتن زمان اجتماعی ، فرد به همان اندازه احتمال دارد كه روز بد را به دلیل داشتن یك روز خوب گزارش كند. هر ساعت تعامل اجتماعی شانس داشتن یک روز خوب را افزایش می دهد.

متوسط ​​کارمند حدود 8 ساعت از روز خود را در محل کار می گذراند. اگر آنها در بین اعضای تیم خود هیچ دوستی نداشته باشند ، احتمالاً زمان اجتماعی آنها محدود به روزانه چند ساعت قبل یا بعد از کار است. این می تواند به روز بد بعد از روز بد و در نهایت فرسودگی کارمندان منجر شود.

چه چیزی را باید تماشا کنیم:

انصراف از همكاران

عدم تعامل اجتماعی

دوستی در محل کار کم و زیاد نیست

در مورد فرسودگی کارمندان چه باید کرد

همه ما هر روز یک منبع انرژی محدود داریم - اجازه دهید تصور کنیم این یک سطل کامل است. سطل را در طول روز با کار ، معاشرت ، ورزش و سایر فعالیت ها خالی می کنیم. در پایان روز ، باید با استراحت و شارژ مجدد ، سطل خود را پر کنیم ، بنابراین برای روز بعد آماده هستیم.

فرسودگی کارمندان چیزی است که وقتی یک کارمند بدون پر کردن دوباره سطل خود را خالی می کند اتفاق می افتد. هر روز وام خود را می گیرند و نمی توانند بازپرداخت کنند.

در مقاله ای از بررسی بازرگانی هاروارد ، نویسندگان مفهوم مقاومت را بررسی می کنند. آنها توضیح دادند كه انعطاف پذیری فقط در مورد استراحت نیست بلكه مربوط به بهبودی است. مانند پر کردن سطل ، بهبودی واقعی بیش از آن است که از نظر جسمی از مطب خارج شوید. این بدان معنی است که به مغز ما از استرس استراحت می دهد ، نه اینکه در مورد خانه خود نگران این پروژه بزرگ باشیم.

شما به عنوان یک متخصص HR ، مسئولیت سلامت روحی و جسمی هر کارمند را بر عهده ندارید. با این وجود ، کاری که می توانید انجام دهید این است که سازمان خود را به مکانی مثبت برای کار تبدیل کرده و سپس به افراد خود ابزاری بدهید تا بتواند به طور موثر بهبود یابد. در اینجا چند قسمت تمرکز وجود دارد که HR می تواند در نبرد با فرسودگی کارمندان تغییری ایجاد کند.

فرهنگ شرکت

اگر قبلاً اینگونه نباشد ، باید تعادل کار و زندگی به بخشی از فرهنگ سازمان شما تبدیل شود. و منظور ما فقط چاپ کردن روی پوستر در اتاق استراحت نیست.

فرهنگ بی سابقه شرکت شما چیست؟ آیا به دلیل ماندن دیر کار و ساعات طولانی کار ، کارمندان مورد ستایش و پاداش قرار می گیرند؟ آیا انتظار می رود کارمندان از ساعت 10 شب به ایمیل ها پاسخ دهند؟ همه این عناصر بر آنچه اعتقاد کارمندان در مورد فرهنگ شرکت شما دارند تأثیر می گذارد.

برای ایجاد فرهنگی که به کاهش فرسودگی شغلی کارکنان کمک می کند ، مطمئن باشید که مدیران انتظارات منصفانه و شفافی را در مورد ساعات کار و پاسخگویی با کارکنان خود دارند. کارمندان باید به این نیرو برسند که در حالی که ساعت کار هستند ، سخت کار کنند و تمرکز کنند ، و سپس در پایان روز از کار (و استرس همراه آن) جدا شوند.

زمان پرداخت

البته یکی از مؤثرترین روشهای شارژ مجدد کار ، عدم کار کردن است! در حالی که به کارمندان باید اجازه داده شود که هر شب بعد از کار ، جدا شوند و بهبود یابند ، گاهی اوقات نیاز به یک استراحت اساسی دارند. به گفته گلسدور ، متوسط كارمند آمریكایی كه واجد شرایط PTO بودند ، فقط در سال 2016 از 54 درصد از زمان موجود خود استفاده می كرد.

مزایای تعطیلات به ویژه با جلوگیری از فرسودگی شغلی کاملاً مستند است. در BambooHR ، ما هر سال یك مزایای تعطیل پرداخت شده به همه كاركنان ارائه می دهیم. این مزایا کارمندان را تشویق می کند تا درواقع از وقت مرخصی خود استفاده کنند و از آن در تعطیلات واقعی استفاده کنند ، جایی که می توانند به طور کامل از کار جدا شوند. در نتیجه ، آنها با انرژی بیشتری به مطب باز می گردند ، آماده هستند تا بهترین کار خود را انجام دهند.

در حالی که ممکن است سازمان شما نتواند تعطیلات با حقوق پولی ارائه دهد ، شما هنوز هم می توانید برای تشویق کارمندان به وقت مرخصی قدم بردارید. به عنوان مثال ، شما می توانید به کارمندان در مورد سیاست تعطیلات شرکت خود و مزایای تعطیلات آموزش دهید و می توانید اطمینان حاصل کنید که روند ردیابی ، درخواست و تأیید زمان تعطیل برای همه آسان و در دسترس است.

چک های منظم

به یاد داشته باشید که از نظرسنجی که ذکر کردیم ، نشان داد که فقط از هر چهار کارمند یک نفر به مدیران یا منابع انسانی خود می گویند که احساس سوختن دارند؟ این بدان معناست که شما نمی توانید صبر کنید تا مردم شما قبل از اقدام ، صحبت کنند. منابع انسانی و مدیران باید با مراجعه به طور منظم با کارمندان ، در زمینه کار در برابر فرسودگی شغلی پیشگام باشند.

مدیران در این فرآیند از اهمیت ویژه ای برخوردار هستند. آنها باید هر یک از اعضای تیم خود را به صورت منظم یک به یک برگزار کنند تا بتوانند ارتباط و اعتماد را تقویت کنند. سعی کنید از تمرکز این گفتگوها از انجام اهداف عملکرد خودداری کنید. در عوض ، از آنها به عنوان فرصتی برای کارکنان استفاده کنید تا بازخورد ، نگرانی های صوتی یا توضیح چالش های خود را نشان دهند. به نوبه خود ، مدیران باید سؤال کنند ، با دقت گوش دهند و در صورت لزوم ، مشاوره ارائه دهند.

منابع انسانی می تواند با آموزش آنها در مورد نحوه برگزاری جلسات موفق یک به یک و کمک به آنها برای یافتن راه حل برای هر مشکلی که کارمندان ایجاد می کنند ، از مدیران پشتیبانی کند. شما و تیم منابع انسانی خود می توانید با بررسی رضایت کارمندان از بازخورد کارکنان بگردید تا مشخص کنید آیا موضوعات گسترده تری در مورد بسیاری از کارمندان وجود دارد.

مهمترین نتیجه کارکنان یک به یک (یا بررسی رضایتمندی کارکنان) این است که افراد شما احساس شنیده و درک کنند. منابع انسانی و مدیران باید پس از دریافت بازخورد با کارمندان پیگیری کنند تا به آنها اطلاع دهند که چگونه از این بازخورد استفاده می شود. این بدان معنا نیست که سازمان شما باید هر بار که کارمند نگرانی ایجاد کند ، تغییرات گسترده ای ایجاد کند ، اما هر کارمند باید احساس کند که بازخورد آنها حداقل ثبت و مورد بررسی قرار گرفته است.

مراحل بعدی شما

هنگامی که ما فرسودگی کارکنان را به عنوان مشکل جدی و پیچیده ای که وجود دارد ، می توانیم شروع به کار بر روی راه حل های واقعی کنیم. این فقط خستگی ، بدبینی ، ناکارآمدی یا تنهایی به تنهایی نیست. این همه یکباره می تواند باشد و می تواند هزینه های مخربی را برای افراد و سازمان ها به طور یکسان داشته باشد.

در حالی که ممکن است شما نتوانید کل مشکل را بصورت یکجا حل کنید ، و این باعث می شود که سازمان شما به مکانی سالم و مثبت برای کار تبدیل شود و به کارکنان کمک کند احساس ارزش و فهم کنند ، دو قدم بزرگ در جهت درست است. روی این استراتژی ها کار کنید و شاید بتوانیم این بیماری همه گیر را به روند گذشته تبدیل کنیم.

می دانید آن پسر عموی که سالها با او صحبت نکرده اید؟ این به این دلیل نیست که شما او را دوست ندارید - شما فقط از یکدیگر دور شده اید و ارتباط را از دست داده اید. یک ماه بدون تماس به شش ماه ، یک سال تبدیل می شود ، و به زودی متوجه می شوید که هیچ سرنخی برای او وجود ندارد. خوشبختانه ، مهم نیست چه مدت بین تماسهای تلفنی یا اجتماعات خانوادگی ، پسر عموی شما همیشه پسر عموی شما باشد.

در مورد کارگران از راه دور نیز نمی توان گفت هنگامی که بهترین شیوه ها در سازمان شما خراب شود ، به جای اینکه سالها از هم جدا شوید ، ممکن است فقط چند روز طول بکشد تا کارمندان از راه دور احساس غفلت و دلسردی کنند.

این مهم وقتی اهمیت می یابد که فکر می کنید کارگران از راه دور بیش از سال به قطعه قابل توجهی از نیروی کار تبدیل می شوند. مطابق با Gallup در سال 2016 ، 43 درصد از آمریکایی های شاغل گفتند که حداقل مدتی را از راه دور کار می کردند — افزایش چهار برابری از سال 2012. کارفرمایان به این تقاضای فزاینده برای گزینه های کار از راه دور نیز پاسخ می دهند ، با 40 درصد بیشتر انعطاف پذیر یا گزینه های کار از راه دور امروز نسبت به پنج سال پیش.

این که سازمان شما پنج یا پانصد کارگر از راه دور داشته باشد ، مهم است که یاد بگیرید چگونه به طور موثر آنها را مدیریت کنید. با یادگیری بهترین راه حل های کارگر از راه دور ، می توانید شهرت خود را به عنوان مکانی عالی برای کار ، جذب نامزدهای برتر از سراسر جهان و حفظ افراد استثنایی که قبلاً در تیم راه دور خود دارید حفظ کنید.

نحوه مدیریت کارمندان از راه دور

مدیریت کارمندان از راه دور به دو عنصر کاهش می یابد: ارتباط و همکاری. اگر می توانید به کارگران خارج از سایت خود کمک کنید تا با بقیه تیم ارتباط برقرار کنند و فرصت هایی را برای همکاری در پروژه های مهم پیدا کنند ، پس این کار را به درستی انجام داده اید. و اگر فکر می کنید ممکن است برخی از اعضای تیم از راه دور شما دست و پنجه نرم کنند ، می دانید که ابتدا چه چیزی را بررسی کنید.

ارتباط شخصی

روابط مثبت در محل کار عنصر اصلی درگیری کارمندان است. در حقیقت ، گالوپ دریافت که داشتن دوستی نزدیک در محل کار می تواند تعامل را تقویت کند. به عنوان مثال ، 63 درصد از زنانی که کاملاً موافق هستند که دارای بهترین دوست در گزارش کار هستند ، نسبت به تنها 29 درصد از زنانی که در غیر این صورت گفته اند احساس اشتغال دارند. با نگاهی فراتر از اعداد ، گالوپ توضیح می دهد که چرا دوستی و ارتباطات شخصی در محل کار واقعاً اهمیت دارند:

ما بیشتر از ساعت های بیداری خود را در محل کار می گذرانیم تا در خانه ، و این طبیعی است که ما می خواهیم با اعضای تیم خود ارتباط برقرار کنیم. ما می خواهیم کار احساس ارزشمندی داشته باشیم و اعتماد به نفس محرمان و هواداران به تقویت این احساس کمک می کند. ما وقتی می خواهیم در مورد زندگی شخصی و حرفه ای خود جشن بگیریم و دلسوز شویم به سراغ دوستان کار خود می رویم. در صورت عدم وجود این محل کار ، کار می تواند تنها و منزوی به نظر برسد. فاقد پیوست است. ممکن است کارهایی را که انجام می دهیم دوست داشته باشیم ، ممکن است هر روز از استعدادها و نقاط قوت خود استفاده کنیم ، اما احتمالاً احساس نمی کنیم کاملاً انرژی یا انگیزه ای داشته باشیم که تمام کارهای خود را در این نقش ها قرار دهیم.

برای کارگران از راه دور ، این ارتباط ها و دوستی ها می تواند بسیار مهم تر باشد و تلاش آگاهانه تری انجام می شود. بدون مدیران ، اعضای تیم و حتی رهبران سازمان که زمان و تلاش خود را برای تقویت روابط با کارمندان از راه دور انجام می دهند ، احساس می شود که این کارگران احساس انزوا و کنار گذاشتن می کنند.

یک مطالعه منتشر شده در Harvard Business Review نشان داد که کارگران از راه دور بیشتر از کارکنان محل کار نگران هستند که همکاران بگویند در پشت خود چیزهای بدی می گویند ، تغییراتی در پروژه ها ایجاد می کنند بدون اینکه از قبل به آنها بگویند ، علیه آنها لابی کنند و نجنگند. اولویت های آنها ایجاد فرهنگی که موجب ایجاد روابط دوستانه و باز شود ، می تواند به برطرف کردن برخی از این نگرانی هایی که بسیاری از کارمندان از راه دور را مبتلا می کند ، برطرف شود.

همکاری تیمی

علاوه بر یک ارتباط شخصی ، کارمندان از راه دور نیز باید یک ارتباط حرفه ای را حس کنند - a.k.a. همکاری — به سازمان آنها. برخی از همکاری ها در جلسات برنامه ریزی شده یا جلسات رسمی طوفان مغزی اتفاق می افتد ، اما بیشتر آنها در مکالمات ارگانیک و گاه به گاه صورت می گیرد که به تنهایی به وجود می آیند. در واقع ، چنین ارتباطات غیررسمی با افزایش بهره وری در یک گروه مرتبط است.

اگر تیم ها تلاشی برای همکاری و برقراری ارتباط با همکاران خارج از سایت خود نکنند ، ممکن است تصمیم گیری ها و پروژه های خود را بدون مشورت با همه افرادی که باید در آن شرکت کنند به جلو بکشند. همانطور که برایان دو هاف ، مدیرعامل آها ، توضیح داد: "مسئله ای بوجود می آید و باید سریعاً اقدامات لازم صورت گیرد. رهبران شرکت تیم داخلی را با هم جمع می کنند و طرح را به اشتراک می گذارند. همه راهپیمایی می کنند جلو ، شلوغ می شوند. اما هیچ کس به مردمی از راه دور نمی گوید. یا به این دلیل که تیم به سادگی فراموش کرده است یا نمی خواست زمان لازم را برای دستیابی به این فرصت کسب کند. "

این امر نه تنها باعث می شود كه كارمندان از راه دور احساس كمتر آگاهی و قدردانی می كنند ، بلكه سازمان شما می تواند از لحاظ ارزش و مهارت های لازم نیز بی بهره باشد. در این لحظه های تصمیم گیری سریع و پیشرفت پروژه ها ، مهمترین مشارکت اعضای تیم از راه دور است. انجام این کار ممکن است چالش برانگیز به نظر برسد ، اما با استراتژی ها و ابزارهای صحیح قابل انجام (و ارزشمند) است.

استراتژی ها و ابزارهایی برای مدیریت کارمندان از راه دور

اکنون که عناصر اصلی را در دست خود داریم ، بیایید به زرق و برق بیفتیم. بهترین کارها برای کارگران دورافتاده چیست؟ چه ابزارها ، فناوری ها و راهبردهایی باعث می شود تا سازمان شما در مسیر مدیریت موفقیت آمیز یک تیم از راه دور قرار گیرد؟ ما از چند نفر از Bambooligans خودمان که از خانه کار می کنند ، خواسته ایم تا آنچه را که به آنها کمک می کند تا در بقیه سازمان بمانند ، به اشتراک بگذارند.

از تماس های ویدیویی و تلفنی استفاده کنید

"من از تیمم خواسته ام که در هر جلسه تیمی و هر جلسه 1: 1 دوربین خود را انجام دهد. چیزی در مورد توانایی دیدن یکدیگر در حین صحبت کردن ، تقریباً یکسان بودن در یک اتاق نیست. " -روب ، خلاق

"در صورت امکان از تماسها یا گپ تصویری استفاده کنید تا از طریق ایمیل و پیام استفاده کنید. برقراری ارتباط سریع از طریق تلفن یا کنفرانس ویدیویی بسیار آسان تر است. بدون آن ، متن و لحن آنچه را که یک نفر در زمان واقعی می گوید را از دست می دهید. " -آنا ، بازاریابی شریک

پاسخگو و در دسترس باشید

وی گفت: "چیزی که باعث می شود فاصله بین همکاران مانند فاصله احساس شود ، تأخیر در برقراری ارتباط است. اگر به کسی پیام دهم که ساعات زیادی در آنجا زندگی می کند و آنها چند ساعت جواب نمی دهند ، من آرزو می کنم که ما در همان اتاق کار کنیم ، بنابراین مجبور نیستیم با آن برخورد کنیم. اما اگر هربار که به آنها پیام می دهم ، آنها بلافاصله پاسخ می دهند ، دقیقاً به همین معنی است که اگر ما با هم در دفتر بودیم. " -کلان ، تجربه مشتری

فرصت های ملاقات حضوری را فراهم کنید

"مدیر من یک کارمند از راه دور است که اتفاق می افتد نزدیک زندگی می کند ، بنابراین ما برای ناهار یا فعالیت های مختلف دور هم جمع می شویم.

وی ادامه داد: "جلسات همه ساله دو ساله برای ارتباط با هم بسیار زیاد هستند. من روابط زیادی را در حالی که در آنجا هستم ایجاد می کنم و تقویت می کنم ، و حفظ آن ها از راه دور پس از آن آسان تر است. " -کلسی ، خلاق

جلسات را در دسترس قرار دهید

"تلاش برای مشارکت کارمندان از راه دور در جلسات نیز بسیار مهم است. با اطمینان از اینکه میکروفون به خوبی کار می کند ، زوایای دوربین خوب هستند ، و اینکه پاسخ هایی از کارمندان از راه دور خواسته می شود ، به طول می انجامد. " گرگ ، بازاریابی

چک های منظم را انجام دهید

"برای من ، جلسات آماده باش هر روز یک روش عالی برای ورود به سیستم است. مدیر من سعی می کند با من درمورد مواردی که ممکن است از آنها آگاه نباشم همگام سازی کنم. از آنجا که از لحاظ جسمی در مطب نیستم." -جیسون ، توسعه محصول

اتصالات شخصی برقرار کنید

"من سعی می کنم مدتی را در اینجا و آنجا در جلسات مختلف (گروه های کوچک یا افراد یک نفره) بگذرانم تا در مورد زندگی خارج از کار صحبت کنم. این به من کمک می کند تا با وجود خارج بودن از دفتر ، در تیم خود بمانم. " -جیسون ، توسعه محصول

"من فهمیدم که طنز روشی مناسب برای ارتباط مردم است. تاسف های مسخره ، شوخی ها و غیره کمک می کند تا چیزها زنده شوند و هرچه مردم با یکدیگر درگیر می شوند ، طبیعتاً احساس ارتباط بیشتری می کنند. " -کلان ، تجربه مشتری

اعضای تیم از راه دور را درگیر کنید

"فرآیندها را به کار بگیرید و پروژه ها را به گونه ای مدیریت کنید که بتوانید کارمندان از راه دور را به راحتی درگیر کنید. این احساس دشوار است که گم شده باشید زیرا در دفتر کار نیستید. " -منگ ، بازاریابی

وی گفت: "بعضی اوقات وقتی فکر می کنم بخاطر عدم حضور جسمی در آنجا ممکن است از خانه خارج شوم باید خودم را به حلقه تزریق کنم. سرمربی و اعضای تیم من نیز تلاش می كنند تا مرا به گفتگوهایی كه باید یكی از آنها باشم تبدیل كنم. این به خیلی كمك می كند. " -جیسون ، توسعه محصول

فهرست استراتژی ها و ابزارها

سعی می کنید تمام راه هایی را که می توانید به تیم های از راه دور خود کمک کنید پیگیری کنید؟ ما یک لیست چک را برای آسان تر کردن کارها جمع کرده ایم:

ابزارها

ابزار گپ و همکاری (Google Hangouts ، Slack و غیره)

تماس تصویری

اشتراک گذاری صفحه

سیستم مدیریت پروژه (Asana ، Wrike و غیره)

نرم افزار خودکار پردازنده

نرم افزار HR با سلف سرویس کارکنان

سیستم شناخت و پاداش

استراتژی ها

به کارمندان از راه دور آموزش دهید که چگونه می توانند از خانه کار بیشتری داشته باشند (ما یک دوره آموزش الکترونیکی ، یک سند آموزش آنلاین و یک فیلم برای کارمندان از راه دور خود ارائه می دهیم)

هر زمان ممکن از تماسهای تلفنی و تماسهای ویدیویی (دوربین روشن) استفاده کنید

به کارمندان آموزش دهید که چگونه به همه (در داخل و خارج از دفتر) به رسمیت شناخته شوند

به طور دوره ای رویدادهای شرکت حضوری و حضوری را میزبانی کنید

جلسات پرسش و پاسخ را با رهبری اجرایی فقط برای کارگران از راه دور برگزار کنید

برای ایجاد انطباق یک سیاست کار از راه دور ایجاد کنید و دستورالعمل ها و انتظارات را برای کارگرانی که وارد کار نمی شوند ، یعنی کارگران از راه دور ایجاد کنید.

کارت های فیزیکی ، نامه ها یا بسته های جابجایی را از طریق نامه ارسال کنید

به طور مرتب و مرتباً ثبت نام کنید (ایستادگی روزانه ، هفتگی یک به یک و غیره)

به کارگران از راه دور اجازه دهید پروژه های مشارکتی را به خود اختصاص دهند یا رهبری کنند

کانالهایی را برای کارگران از راه دور فراهم کنید تا بازخورد خود را به سازمان ارائه دهند (ما یک آدرس ایمیل اختصاصی برای دریافت بازخورد کارمندان از راه دور تنظیم کردیم)

برای تقویت پیوند تیم ، به فعالیتهای ساخت تیم مجازی ادامه دهید.

یک مکان عالی برای کارمندان از راه دور ایجاد کنید

کارگران از راه دور شما پتانسیل بهره وری باورنکردنی ، خلاقیت ، نوآوری و عملکرد را دارند. اما اگر سازمان شما آنچه را که برای پیشرفت لازم است فراهم نمی کند ، آنها به احتمال زیاد مهارت و تخصص خود را در جایی دیگر به دست می آورند.

با کار از راه دور فقط رایج تر شدن ، سازمان شما نمی تواند صبر کند تا فردا صبر کند تا بهترین شیوه های کارگر از راه دور را بیاموزد و توسعه دهد. امروز باید شروع شود خبر خوب این است که بسیاری از این تغییرات نیاز به تغییرات گسترده و گران ندارند. به طور کلی ، ایجاد مکان عالی برای کارمندان از راه دور می تواند به تغییر دیدگاه و تمایل به تلاش اضافی تبدیل شود.

هنگام پرش از تماس ویدیویی ، گپ زدن با کسی خارج از خانه یا انجام چک های معمولی ممکن است کمی غیر طبیعی برای شروع کار باشد ، به زودی کارمندان از راه دور و در سایت به طور یکسان می توانند بدون ارتباط با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و با آنها همکاری کنند. فکر دوم - مهم نیست که آنها در کجای دنیا قرار دارند.

یک رهبر بزرگ می تواند برای تیم ، اداره و یا حتی یک سازمان به طور کامل تأثیرگذار باشد، تأثیر آن ها می تواند به دیگران کمک کند که بهتر شوند. متأسفانه، برعکس این نیز صادق است. رفتارهای بد رهبری می تواند یک محیط سمی ایجاد کند، براساس تحقیقات ما ، 44 درصد از مردم رئیس خود را دلیل اصلی عدم ترک شغل عنوان کرده اند. احتمال دارد که شما در مقطعی نیز یک رهبر بد داشته باشید، اما امیدوارم که هرگز یکی نبوده باشید. اما اگر نگران هستید ، ادامه دهید تا بدانید که کارمندان به عنوان 10 رفتار بد رهبری رتبه بندی می شوند و یاد بگیرید که چگونه از آنها جلوگیری کنید.

برخی رفتارهای بد رهبری چیست؟

براساس شاخص بد رئیس BambooHR ، 10 مورد برتر که یک رهبر بد انجام می دهد در اینجا آمده است:

اعتبار به کارکنان نمی دهند

اعتماد به نفس کارمندان را کم می کند

فشار کاری زیادی به کارمندان وارد می کنند

از دفاع از جبران خسارت کارمندان خودداری می کند

افراد اشتباه را استخدام یا تبلیغ می کند

شیفتگی در اختلافات بین کارمندان و مشتری ها مقصر است

جهت گیری ندارند

میکرو منیجمنت می کنند

بیش از نقاط قوت آنها روی نقاط ضعف کارکنان متمرکز است

انتظارات واضح را مشخص نمی کند

چگونه می توان از رفتارهای بد رهبری جلوگیری کرد

حتی اگر برخی از آن رفتارهای ضعیف رهبری را در خود تشخیص دهید ، ناامید کننده نیست. برخی از این روش ها را برای معکوس و جلوگیری از این رفتارها امتحان کنید.

1. به کارمندان خود اعتبار دهید

تصور کنید که یک کارمند هستید که بهترین کارهای مطلق و ساعات اضافی وقت خود را برای انجام تکالیف قرار داده و سپس ... رهبر شما در جلسه شرکت بعدی اعتبار خود را می گیرد. 

به عنوان یک رهبر ، ممکن است فکر کنید که وقتی خوب به نظر می رسد ، کل تیم خوب به نظر می رسد ، اما سعی کنید به طور دیگری به این فکر کنید: وقتی تیم شما خوب به نظر می رسد ، این نشان می دهد که شما یک کار عالی برای هدایت آنها انجام می دهید. حتی یک شناخت کمی به طول می انجامد ، بنابراین پیگیری کنید که چه کسی روی چه کاری کار می کند و مطمئن باشید افرادی که تلاش بیشتری می کنند ، پاداش شایسته خود را دریافت می کنند.

2. به کارمندان خود اعتماد کنید

مگر اینکه افراد را به دلایل اشتباه (یکی دیگر از رفتارهای ضعیف رهبری) استخدام کرده باشید ، کارمندان خود را استخدام کرده اید ، زیرا آنها افرادی باهوش و توانمند هستند که مهارت های درستی برای انجام کار خود دارند. به آنها اعتماد کنید تا این کار را انجام دهند! اگر یک کارمند دلیل عدم اعتماد به آنها را به شما می دهد ، مکالمه داشته باشید و سعی کنید مسائل را به عقب برگردانید. اعتماد هر دو راه را پشت سر می گذارد. هرچه اعتماد بیشتری به کارمندان خود داشته باشید ، بیشتر به راهنمایی شما اعتماد خواهند کرد.

3. به کارکنان خود اجازه استراحت دهید

حمل تکالیف به موقع و به خوبی انجام می شود مهم است. این کارهایی است که کارمندان حقوق دریافت می کنند. اما مردم دوستان و خانواده و سرگرمی نیز دارند. به علاوه ، هر کس گاهی اوقات به استراحت نیاز دارد. دانشکده فارغ التحصیل دانشگاه استنفورد گزارش داد که فرسودگی شغلی 190 میلیارد دلار هزینه های مراقبت های بهداشتی در آمریکا و همچنین 120،000 مرگ ناشی از استرس را دارد. بنابراین شما نمی خواهید شرکت خود را با درخواست از مردم خود بخواهید روغن نیمه شب را بسوزانند.

در مورد آنچه کارمندانتان می توانند به اتمام برسند واقع بین باشید ، آنها را ترغیب کنید که از PTO خود استفاده کنند ، و هنگامی که متوجه شدید کارمند اضافه کاری اضافه کرده است ، یک به یک با آنها در مورد چگونگی کمک به مدیریت بار کاری خود به آنها کمک کنید.

4- در مورد جبران خسارت با آن ها ارتباط برقرار كنيد

به عنوان یک رهبر ، شما باید برای گفتگو با کارمندان خود در مورد جبران خسارت آماده شوید. همچنین باید یا برای آنها بجنگید تا مبلغی را بپردازید که شایسته آنهاست یا می توانید با آنها ارتباط برقرار کنید که چرا آنها آنچه را پرداخت کرده اند پرداخت می کنند. وقتی صحبت از جبران خسارت می شود ، رهبران باید آمادگی داشته باشند که:

زمینه و چگونگی تصمیم گیری در مورد جبران خسارت را ارائه دهید

در مورد اهداف شغلی کارمندان خود سؤال کنید تا بتوانید به آنها کمک کنید تا به کجا می خواهند برسند

پس از افزایش یا در صورت عدم پذیرش ، کارمندان را بررسی کنید

5. استدلال در مورد استخدامهای جدید یا تبلیغات را به اشتراک بگذارید

این یکی مشکل است زیرا "اشتباه" می تواند ذهنی باشد. آنچه که ممکن است کارکنان شما به عنوان رفتار بد رهبری تلقی شود ، می تواند یک اختلاف نظر باشد ، اما اگر مطمئن شوید که کارمندان به همان اندازه برای تبلیغات در نظر گرفته می شوند و به این فکر می کنید که چه کسی را به تیم خود می رسانید و چرا ، احتمالاً کمتر دیده می شود. به عنوان یک رئیس بد وقتی شخصی استخدام شده یا ارتقا پیدا کرده است ، خوب است که استدلال تصمیم خود را با بقیه تیم خود به اشتراک بگذارید. این نه تنها باعث تردید در بین افراد شما می شود ، بلکه می تواند به آنها نشان دهد که چگونه می توانند در حرفه خود پیشرفت کنند.

6. تصمیم گیری های خود بین کارمندان و مشتری ها

آیا مشتری همیشه درست است؟ آیا کارمندان شما همیشه درست هستند؟ واقعیت این است که ، هیچکدام از آنها همیشه درست نیستند و این مکان دیگری است که ارتباطات مهم است. کارمندان شما می خواهند شما را به عقب برگردانید ، اما اگر در شرایطی قرار گرفتید که نیاز به همکاری با مشتری داشته باشید ، با تصمیم گیری خود با کارمندان خود ارتباط صریح برقرار کنید و کسی را زیر اتوبوس نریزید. یک رهبر بزرگ سرزنش نمی کند؛ آنها مسئولیت اقدامات کارمندان خود را به عهده می گیرند.

7. یک مسیر پاک برای تیم ایجاد کنید

شما به عنوان رهبر ، باید مسیر مشخصی را برای تیم در نظر بگیرید. وقتی فرصتی برای آموزش چیزهای جدید به کارمند خود می بینید ، به دنبال آن باشید! مردم می خواهند تحت رهبری شما یاد بگیرند و اگر بتوانید به آنها در رشد شغل خود کمک کنید ، از شما به عنوان مربی ارزش خواهند گرفت. به عنوان یک رهبر خوب ، شما باید بتوانید بازخورد انتقادی بدهید که به پیشرفت کارمندانتان کمک می کند ، نه فقط آنچ ه را که مردم را خوشحال می کند بگویید.

8. کارمندان را برای انجام کارهای بزرگ آزاد کنید

شما بچه نگهدار کارمندان خود نیستید و آنها علاقه ای به بچه دار شدن ندارند. شما به عنوان یک رهبر ، شما برای راهنمایی و بینش اولیه وجود دارد ، نه اینکه به هر مرحله از پروژه های کارمندان خود معترض شوید. آنچه مهم است محصول نهایی آنها است. چگونگی رسیدن آنها به آنجا ، بیشتر آنها ، مربوط به آنهاست. با کارمندان خود صحبت کنید که چقدر می خواهند شما در پروژه های خاصی درگیر شوید. خواه این یک چیز جدید یا کاری است که آنها 1000 بار انجام داده اند ، آنها لیاقت این شانس را دارند که کارهای شگفت انگیزی را به تنهایی انجام دهند.

9- به كاركنان بخاطر نقاط قوت خود ستايش كنيد

طبق نظر هاروارد بازنگری تجاری ، نسبت ستایش به نقد ایده آل 5: 1 است. پیگیری بیش از حد دشوار خواهد بود ، اما اگر مرتباً از کارمندان خود تقدیر می کنید ، وقتی نیاز به نقد سازنده دارید ، پذیرای آنها خواهند بود.

 10- به کارمندان در تنظیم و دستیابی به اهداف کمک کنید

کارمندان باید از روز اول انتظار داشته باشند که از آنها انتظار می رود. با تعیین اهداف در طی فرایند ورود به سیستم ، شروع کنید و با تعیین اهداف جدید و چک کردن در کنار کارمندان در طول یک بار ادامه دهید.

ارتباطات کلید رهبری خوب است

شما شاید متوجه شده اید که یک موضوع مهم برای اصلاح این رفتارهای ضعیف رهبری ، ارتباطات است. یکی از بهترین روشهایی که می توانید به عنوان یک رهبر پیاده سازی کنید ، بطور منظم یک نفره با کارمندان است. این امر گفتگوی بین شما و کارمندان شما را باز می کند تا آنها بتوانند به شما بگویند که اوضاع چگونه به پایان می رسد و شما می توانید به یکدیگر بازخورد سازنده دهید. به کارمندان خود نشان دهید که به آنها اهمیت می دهید ، اهداف شغلی آنها و آنچه را که از شغل خود می خواهند. این به طرز طولانی به سمت ایجاد یک تجربه مثبت برای هر دوی شما پیش خواهد رفت.

متخصصان منابع انسانی محرک فرهنگ ، قهرمانان انطباق و متفکران استراتژیک ماهر هستند. بنابراین چرا HR هنوز در بسیاری از سازمانها می خواهد در جایگاه خود قرار بگیرد؟ ما فکرهایی را در مورد آنچه مدیر عاملان به دنبال منابع انسانی به دنبال کمک هستند برای کمک به منافع HR در جهان برای خرید اجرائی مورد نظر خود جمع آوری کرده اند. در اینجا گزیده هایی از سه مصاحبه با کارشناسان HR از BambooHR ارائه شده است.

چه ویژگی ها و تجربه ای را هنگام استخدام یک متخصص HR می خواهید؟

بن پترسون ، بنیانگذار BambooHR بنیانگذار ، رئیس و مدیرعامل سابق

من به دنبال کسی هستم که به طور طبیعی خردمند باشد. یک عنصر منابع انسانی عالی وجود دارد که هم دلسوزی و هم انجام کارهایی را که برای تجارت مناسب است انجام می دهد. مهارت مهم دیگر کامل بودن است. آنها باید کل داستان را بدست آورند. آنها باید کاملاً درک کنند که چه اتفاقی می افتد و سؤالات زیادی می پرسند که به دنبال درک و انجام کار صحیح هستند.

سرانجام ، عمدی. یک متخصص منابع انسانی باید کارهای خود را با هدف انجام دهد ، متفکر و دارای حس تجارت باشد. به عنوان مثال ، با آموزش مدیر و استخدام ، این وابستگی شدید به آنها وجود دارد که بتوانند در اداره خود نمونه باشند و فرایندهای تجاری را به طور عالی اجرا کنند. خیلی بیشتر از سیاستها و رویه ها. همه چیز از حقوق و دستمزد ، که بسیار فنی است ، تا کار روی فرهنگ ، بسیار گسترده است. "

Cassie Whitlock ، مدیر منابع انسانی BambooHR

وی گفت: "در اصل آنها ، تمام متخصصان منابع انسانی باید مهم باشند که چه مشاغل و چه صنایع ، قوانین و مقررات را بدانند ... شما باید بدانید و تشخیص دهید که به دلیل ماهیت شغل خود ، باید یادگیری خود را ادامه دهید. شما تنها کسی هستید که از او خواسته می شود آن چیزها را برای کل شرکت بداند.

همه افراد منابع انسانیهر مجموعه مهارت و هر سطح از تجربه مورد نیاز خود را ندارند. این مایل به کشف کردن است. اگر قبلاً مدل جبران خسارت ایجاد نکرده اید ، آنرا بفهمید. تحقیق کنید ، با مردم صحبت کنید ، کلاس بگیرید.

علاوه بر این ، شما باید مهارت های ارتباطی خوبی داشته باشید. غالباً HR دارای تجربیاتی است که کارمندان و رهبری را خاموش می کند ، بنابراین وقتی ما در مورد مهارت های ارتباطی خوب صحبت می کنیم ، این است که به صرف ارتباط برقرار کردن نقاط داده توجه نکنید. اگر می خواهید در تصمیم گیری تأثیر بگذارید ، باید این کار را به روش های دلپذیر انجام دهید. برای اینکه در منابع انسانی مؤثر باشید ، باید ارتباطی با نیکی و مثبت بودن داشته باشید - نه فقط این که شما همه نوارهای قرمز و قوانین هستید ، در اینجا برای گفتن نه. "

جیمز "جی دی" کانوی ، رئیس کسب استعداد در BambooHR

وی گفت: "یكی از اصلی ترین چیزهایی كه من به دنبال آن هستم: آیا می توانید مواردی را كه به طور سنتی گرم و فازی به نظر می رسد با خروجی های واقعی كسب و كار مرتبط کنید؟ متخصصان منابع انسانی باید بتوانند نیروی کار را درک کرده و نیازها را درک کنند ، سپس بتوانند اعداد را تجزیه و تحلیل کرده و زمینها و چارچوبهایی را بسازند.

تاب آوری و هوش هیجانی نیز ضروری است. همه در مورد هوش هیجانی صحبت می کنند ، اما هیچ کس مطمئن نیست که چگونه آن را تعریف کند. خوب است که احساسات داشته باشید ، اما می توانید با انجام اقدامات خود و مراحل بعدی ، آرام و نه منفی آن را حفظ کنید. این در همه جای مورد نیاز است ، اما بدون آن ، شما نمی توانید یک تیم HR موفق داشته باشید. "

منابع انسانی در استراتژی شرکت چه نقشی باید داشته باشد؟

بن پترسون

وی گفت: "شماره یك از هر استراتژی باید رشد مردم باشد. HR در شکل گیری و اجرای استراتژی نقش دارد. آنها نماینده کارمند هستند و به عنوان صدای کارمند عمل می کنند. "

کاسی ویتلوک

"نقشی که HR در استراتژی ایفا می کند کاملاً به عهده رهبری است و به مهارت ها و شایستگی های هر فرد انسانی بستگی دارد.

چه کسی در سازمان شما وظیفه دارد به دنبال کل شرکت برای فرصت های اطراف افراد خود باشد؟ امیدوارم تیم ارشد شما باید این کار را انجام دهد و استراتژی رانندگی را انجام دهد ، اما HR منبع منحصر به فردی است که می تواند بر روی فرصت ها و پروژه ها به گونه ای متمرکز شود که دیگران نتوانند.

HR باید با رهبری ارشد شریک زندگی باشد. هنگامی که شکافی در استراتژی وجود دارد ، این یکی از فرصت های منابع انسانی است که به رهبری کمک می کند تا آن شکاف ها را شناسایی کرده و به آنها توجه داشته باشیم ، اما هرگز به صورت انگشتی و انگشتی. آنها یک تیم با هم هستند و با همین هدف کار می کنند. "

JD Conway

"اگر واقعاً در نیروی کار گیر افتاده اید ، یک دارایی ارزشمند برای استراتژی خواهید بود. شما باید در آنجا حضور داشته باشید تا مباحثی را که در جلسات استراتژی گم می شوید ، مطرح کنید - مثلاً ، چه تأثیری در نیروی کار دارد و چگونه می توانیم آن را کاهش دهیم؟ یا اینکه ، مدیران چگونه می توانند کاری متفاوت انجام دهند؟ HR می تواند برای توانمندسازی استراتژی و صدای هشدار دهنده عمل کند. بعضی اوقات تصمیماتی اتخاذ می شود و مردم فکر نمی کنند که کارمندان نسبت به آن چه احساسی دارند. "

متخصصان منابع انسانی برای خرید مدیرعامل برای ابتکارات HR چه کارهایی می توانند انجام دهند؟

بن پترسون

"من به همین دلیل مردم از این سؤال می کنند ، اما فکر نمی کنم این سوال درستی باشد. سؤال باید مطرح شود ، "چگونه HR می تواند بهترین پشتیبانی برای شرکت باشد؟" HR با پشتیبانی از ابتکارات شرکت ، نقش خود را انجام می دهد. فرایند فکر باید باشد: مهمترین چیز برای شرکت چیست و چگونه می توانیم آن را با هم تحویل دهیم؟ و نقش HR در استراتژی شرکت کجا جای دارد؟ "

کاسی ویتلوک

آیا نیاز تجاری است ، بله یا خیر؟ اگر چیزی را به عنوان یک مشکل HR به سر میز بیاورید ، چرا آنها می خریدند؟ اگر این یک مشکل تجاری یا نیاز باشد ، ارزش آن را می بینند. نقاط درد را مشخص کنید و راهی برای رفع آنها ارائه دهید. ابتکارات انسانی نداشته باشید ، فرصت های شغلی و راه حل هایی داشته باشید. "

JD Conway

"شما باید بتوانید تغییراتی را که باید ایجاد شود مرتبط کنید تا خروجی های بهتری را به خط انتهایی ایجاد کنید. اگر می خواهید با مدیران صحبت کنید و با آنها همکاری کنید ، باید به آنها نشان دهید که چگونه می توانید به رشد و نگهداری کمک کنید. سرانجام روشهایی برای سنجش اثربخشی و بازده با ابزاری مانند رضایت کارکنان داریم. برای نشان دادن نتایج از آزمایش متفکرانه و داده های تاریخی استفاده کنید. "

نتیجه

ممکن است مدتی طول بکشد تا تیم اجرایی شما را متقاعد کند که موضوعات HR منابع اقتصادی است. اما وقتی داده ها و بینش هایی را ارائه می دهید که فقط HR می تواند انجام دهد ، شما بیشتر از تأیید تعقیب برای پروژه های واحد انجام می دهید - شما به یک بخش ضروری برای کمک به موفقیت سازمان خود تبدیل می شوید. تیم HR و تیم اجرایی همه یک هدف دارند: یک شرکت موفق. اگر مدیر عامل خود را نشان می دهید که اهداف HR با اهداف شرکت مطابقت دارد ، باید بتوانید به پیشبرد استراتژی شرکت کمک کنید.

برخی از افراد قهرمان کار در خانه هستند. برای آنها کار از خانه به معنی کمتر حواس پرتی ، انعطاف پذیری بیشتر و بهره وری بیشتر است. آنها تنظیمات مطلوبی در منزل دارند ، به روال دقیق می چسبند و روز کار با کیفیت بالا را در داخل و خارج از خانه می گذرانند. اما همه در این دسته قرار نمی گیرند. برای برخی ، کار از راه دور می تواند کاملاً یک چالش باشد ، پر از حواس پرتی بی شماری ، ساعات دلخراش و استرس زیاد.

اگر در این رده دوم قرار دارید ، نگران نباشید - شما تنها نیستید ، به ویژه که اکنون به بسیاری از کارمندان خواسته می شود برای اولین بار از خانه کار کنند. ما این راهنما را با پنج نکته مهم برای کار از راه دور برای کمک به شما در انجام کارهای عالی بدون توجه به جایی که هستید ، قرار داده ایم.

شماره 1 ارتباط بیش از حد

هنگامی که اعضای تیم و مدیران نمی توانند یکدیگر را ببینند که در محل کارشان به سختی نشسته باشد ، بدترین فرض را بسیار خطرناک می کند: "چرا آنها به پیام گپ من پاسخ ندادند؟" "آیا آنها حتی الان هم کار می کنند؟" "کار از خانه به معنی زمان تعطیلات نیست."

اعتماد به نفس ضروری است كه تیمهای از راه دور بتوانند با هم خوب كار كنند و بدون ارتباط مناسب ، این اعتماد به هم می خورد. در اینجا نحوه برقراری ارتباط مؤثر در حین کار از راه دور آورده شده است:

یک ساعت معمولی برای چک کردن در چت صبح و یا در طول روز تنظیم کنید.

دریغ نکنید برای تعیین یک تماس ویدیویی (دوربین) برای گفتگو درباره مواردی که ایمیل و چت آن را قطع نمی کنند ، دریغ نکنید.

برنامه های بررسی برنامه های ویدیویی را که تمرکز آنها روی کار نیست ، در نظر بگیرید. این ملاقات های اجتماعی می توانند به شما در ارتباط ماندن و احساس حمایت از شما کمک کنند.

اگر اکنون باید از رایانه خود فاصله بگیرید (که همه ما انجام می دهیم) ، در گفتگوی تیم خود یادداشت بگذارید تا به آنها اطلاع دهید که استراحت می کنید و وقتی دوباره آنلاین خواهید شد. ثبت نام سریع در هنگام ناهار و پایان روز نیز ایده خوبی است.

اگر برای تأثیرگذاری بیشتر به کمک یا پشتیبانی نیاز دارید ، به مدیر خود اطلاع دهید. در همان یادداشت ، با هم تیمی های خود تماس بگیرید تا ببینید که آیا راه دیگری وجود دارد که بتوانید در دور بودن از آنها کمک بگیرید.

یکی از بهترین نقل قول ها در مورد ارتباطات از نویسنده جورج برنارد شاو است: "بزرگترین مشکل ارتباطات ، توهمی است که اتفاق افتاده است." هنگام کار از خانه ، آسان است که افراد به سیلوهای خود بروند و فرض کنند همه در همان صفحه هستند - فقط کشف کنند که اصلاً اینگونه نیست. هم کارمندان و هم مدیران می توانند با برقراری ارتباط و گفتگو زودهنگام ، به تیمهایشان (و خودشان) کمک کنند تا کارگران از راه دور بهتر شوند.

شماره 2 یک روال را توسعه دهید

هنگامی که از خانه کار می کنید ، زمان رفت و آمد شما به صفر کاهش می یابد ، خانه های شما تبدیل به دفتر شما می شوند ، و اتاق پذیرایی شما آشپزخانه شماست. به دلیل راحتی کار در خانه ، وسوسه انگیز است که از روال عادی خود خارج شوید و زودتر از خواب بیدار شوید و یا از تغییر لباس خواب خود جلوگیری کنید. تسلیم نشو!

شما ممکن است دقیقاً مانند گذشته نتوانید به روال قدیمی خود بچسبید ، اما هنوز باید روز خود را بسازید. در اینجا نحوه انجام این کار در حین کار از خانه آورده شده است:

به موقع از خواب بیدار شوید و به خودتان فرصت کافی بدهید تا صبح قبل از شروع روز کار آماده شوید.

لازم نیست یک بلوز یا کراوات بپوشید ، بلکه مقدمات را انجام دهید تا برای روز آینده آماده شوید ، مانند دوش گرفتن ، مسواک زدن و لباس پوشیدن. حتی ممکن است بخواهید کفش بپوشید تا به ذهنیت رفتن به محل کار کمک کند.

روز کاری را با تصمیم گیری در مورد آنچه می خواهید در آن روز تمرکز کنید شروع کنید. می توانید از یک لیست سنتی برای انجام کارها یا چیزی پیچیده تر مانند نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید.

تقویم خود را طوری سازماندهی کنید که شامل تمام جلسات و قرارهای شما باشد. می توانید وقت خود را برای کار متمرکز و همچنین فعالیت های مختصر مانند راه رفتن سگ خود یا انجام لباس های شسته شده متوقف کنید.

لازم نیست هر دقیقه از هر روز نقشه بکشید تا یک کارگر مؤثر از راه دور باشید ، اما به ایجاد یک روال روشن و مداوم کمک می کند. این امر نه تنها می تواند شما را تولید کند بلکه به کسانی که با شما زندگی می کنند (مانند بچه ها و افراد مهم دیگر) کمک می کند تا بدانند چه موقع در دسترس هستند و چه زمانی باید به شما اجازه دهند تا تمرکز کنید.

شماره 3 از خود مراقبت کنید

در حالی که از خانه کار می کنید ، به ویژه در مواقع اضطراری مانند بیماری همه گیر ، ممکن است فشار بیاورید تا هر اونس از بهره‌وری را از روز خود فشار دهید. و بسیاری از ما میزان کارایی خود را با تعداد کارهایی که لیست های انجام کارهایمان را بررسی می کنیم ، اندازه گیری می کنیم. وقتی اوضاع در آخر روز ناپدید شد ، احساس گناه می کنیم ، مانند اینکه باید کارهای بیشتری انجام دهیم.

این ممکن است بهترین روش نباشد ، به ویژه اگر هنوز به کار از راه دور می روید و به یک روش جدید برای انجام کارها متوسل می شوید. اغلب ، کم کردن سرعت و گذراندن زمان برای خود کلیدهای باز کردن بازدهی بیشتر است. در اینجا برخی نکات مربوط به مراقبت از خود برای کار از راه دور وجود دارد:

استراحت منظم برای ایستادن ، حرکت در اطراف ، دور شدن از رایانه خود یا خوردن یک وعده غذایی برنامه ریزی کنید. شکاف می تواند به شما در شارژ مجدد و تمرکز مجدد کمک کند ، و این باعث می شود در کار خود موثرتر باشید.

به طور منظم ورزش کنید و به بیرون بروید. حتی یک پیاده روی ساده در اطراف این بلوک می تواند از نظر جسمی و روحی شگفتی برای سلامتی شما ایجاد کند.

برای کاهش استرس و ایجاد تمرکز ، مراقب باشید. این امر می تواند به ویژه در مواقع پر تلاطم مفید باشد در حالی که شما در حال تنظیم شرایط جدید مانند کار از راه دور هستید.

هنگام انتقال به کار از خانه ، با خودتان صبور باشید. به جای اینکه در هر روز چقدر به موفقیت خود توجه کنید ، از خود بپرسید که چگونه مشارکت کرده اید. همه چیز با ارزش در لیست کارهای انجام شده قرار نمی گیرد.

در پایان روز وقتی قطع می شوید و "به خانه می روید" زمان قطع را تعیین کنید. این کار برای حفظ تعادل سالم کار و زندگی در هنگام کار از راه دور مهم است.

انجام اصول اولیه برای مراقبت از خود شما را به یک کارگر سالم تر ، شادتر و موثرتر تبدیل می کند ، چه در دفتر کار باشد و چه در خانه. نه تنها با تولید بیشتری خواهید داشت بلکه با وجود استرس و سایر چالش ها به مرور زمان از سوختن خودداری خواهید کرد.

شماره 4 محیط مناسب ایجاد کنید

اگر قبلاً هرگز از خانه کار نکرده اید ، یا اگر گاهی اوقات آن را انجام می دهید ، احتمالاً یک دفتر ایده آل در خانه ندارید. شاید "دفتر خانه شما" در واقع میز آشپزخانه یا یک میز در زیرزمین ناتمام شما باشد. هنگامی که فضای کاری مناسبی ندارید ، می توانید روی کار خود مشکل داشته باشید. در اینجا چند راهکار برای ایجاد بهترین راه اندازی خانه برای بهره وری و بدون بازسازی خانه آورده شده است:

یک مکان کاری را برای خود اختصاص دهید ، هرچند کوچک ، جایی که تنها کار در آن انجام شود. این می تواند یک طرف میز آشپزخانه ، یا یک میز دامان و مبل باشد. نکته مهم این است که مرزهای مشخصی را برای خود و دیگران تعیین کنید: وقتی در آنجا هستید ، کار می کنید.

با دیگران در خانه خود ارتباط برقرار کنید تا به آنها بگویید که به زمان تمرکز نیاز دارید. حتی می توانید یک علامت تنظیم کنید تا مشخص شود چه موقع کار می کنید و چه موقع استراحت می کنید.

اطمینان حاصل کنید که فضای شما با حداقل حواس پرتی تمیز است. آخرین چیزی که شما در هنگام تلاش برای تمرکز روی کار نیاز دارید ، یک یادآوری مداوم از کارهای خانه است که باید انجام شود.

زمان تمرکز بدون وقفه را برنامه ریزی کنید. از بین بردن حواس پرتی ها از محیط خانه شما ، اگر اعلان های ایمیل ، گپ و تلفن شما شما را تنها نگذارند ، خیلی خوب نخواهد بود. وقت بگذارید تا همه چیز را بی صدا کنید (البته ابتدا به تیم خود اطلاع دهید) و بدون وقفه کار کنید.

اگر بودجه و فضای کافی دارید ، مطمئناً ارزش سرمایه گذاری در یک دفتر خانه دائمی تر را دارد. با این حال ، حتی بدون یک خانه داری بی رویه ، در صورت تنظیم مرزهای مناسب می توانید در حین کار از راه دور نیز کارآمد و متمرکز باشید.

شماره 5 از ابزارهای مناسب استفاده کنید

در صورت داشتن ابزار مناسب برای کار از راه دور ، نکات قبلی برای ایجاد یک محیط مناسب آسانتر می شود. منابع بیشماری ، بصورت آنلاین و آفلاین وجود دارد ، شما می توانید در هنگام کار در خانه خود را برای موفقیت خود تنظیم کنید ، اما اینها چند مورد از موارد مورد علاقه ما است:

از هدفون های بدون سر و صدا استفاده کنید تا به شما در خاموش کردن حواس پرتی و تمرکز کمک کنید ، به خصوص اگر خودتان را در حالی که فرزندان یا هم اتاقی هایتان در خانه هستند تلاش می کنید کار کنید.

از یک میز ایستاده یا مبدل میز ایستاده استفاده کنید تا خون شما جاری شود و فشار نشستن در تمام روز را تسکین دهد.

یک صندلی راحت می تواند تجربه کار شما از خانه را ایجاد کرده یا آن را بشکند. اگر از نظر بودجه یا فضای محدود هستید ، یک صندلی صندلی و صندلی عقب نیز می تواند کمک کند.

یک تایمر تخم مرغ را امتحان کنید تا به شما در تمرکز زمان تمرکز کند. در صورت عدم تحرک زیاد ، می توانید از یک تایمر بر روی رایانه یا تلفن خود نیز استفاده کنید.

اینها فقط چند ابزار است که می توانید در خانه از آنها استفاده کنید تا به طور موثر کار کنید ، اما تعداد زیادی آنلاین وجود دارد. و در سطح سازمانی ، شرکت شما می تواند در ابزارهای اضافی مانند یک پلت فرم چت یا نرم افزار مدیریت پروژه سرمایه گذاری کند تا همه در حین کار از راه دور به هم متصل شوند.

نتیجه

یادگیری کار به طور مؤثر از خانه برای هر کسی مشکل است ، چه رسد به کارمندان که از آنها خواسته شده چنین کاری را ناگهان و غیرمنتظره انجام دهند. اگر احساس ناراحتی از چالش های بی نظیر کار از راه دور دارید ، خود را کمی آرام کنید. لازم نیست بلافاصله این پنج حوزه را کامل کنید. درعوض ، روی کاری که امروز می توانید انجام دهید برای بهبود قدم به قدم در حین کار از خانه متمرکز شوید. 30 دقیقه زودتر از خواب بیدار شوید و پیاده روی کنید. در ابتدای روز خود لیستی از اولویت ها تهیه کنید. برای بهبود فضای کاری منزل خود یک مورد را انتخاب کنید.

همانطور که هر روز یکبار آن را مصرف می کنید و از نکاتی در این راهنما استفاده می کنید ، می توانید تجربه کار از خانه را تغییر دهید. این که آیا شما فقط چند هفته از راه دور کار می کنید یا برای بقیه کار خود هستید ، می توانید بهترین تلاش خود را انجام دهید.