8 مزیت حقوق و دستمزد

اتوماسیون زندگی شما را آسان تر می کند. خودکار کردن قبض برق شما عدم پرداخت هزینه را غیرممکن می کند. تقویم موجود در تلفنتان همزمان با رایانه شما همگام سازی می شود ، بنابراین هرگونه قرار ملاقات را فراموش نمی کنید. Netflix به طور خودکار قسمت بعدی را بازی می کند ، حتی اگر نمی خواهید ، اما قسمت بعدی از قبل شروع شده است ، بنابراین شما هم ممکن است تماشای خود را ادامه دهید.

این کارهای کوچک خودکار ممکن است خیلی به نظر نرسد ، اما می توانند دردسرهای زیادی را برای شما به همراه داشته باشند. بنابراین تصور کنید تمام سردردها و زمانی که سازمان شما می تواند با کارمزد خودکار صرفه جویی کند.

حقوق و دستمزد خودکار چیست؟

حقوق و دستمزد خودکار راهی برای کمک به شما در ساده کردن عمل پرداخت به موقع کارمندان و به طور دقیق است. بیشتر کارمندان حقوق و دستمزد عاشق استفاده از یک سیستم حقوق و دستمزد خودکار هستند زیرا می تواند باعث صرفه جویی در وقت و تلاش در فرآیندهای القاء سردرد مانند تشکیل پرونده های مالیاتی فدرال ، ایالتی و محلی ، پردازش سپرده های مستقیم ، تهیه گزارش و محاسبه محرومیت شود.

مدیران حقوق و دستمزد همه روزها را برای گذراندن خرد کردن شماره ها و مدیریت صفحات گسترده اختصاص نمی دهند. بسیاری نیز مسئولیت های دیگری مانند استخدام و استخدام ، روابط با کارکنان ، آموزش و توسعه و مدیریت مزایا را بر عهده دارند. شاید حقوق و دستمزد بخشی از شغل آنها به عنوان دستیار اجرایی یا مدیر دفتر باشد. در اینجا تفکیک همه چیزهایی که یک مدیر حقوق و دستمزد مسئولیت آن را بر عهده دارد (و این شامل همه سایر وظایف خارج از حقوق و دستمزد نمی شود):

وظایف جدید استخدام

اطلاعات دموگرافیک

اطلاعات بانکی

برنامه را پرداخت کنید

اموال

کسر مزایا

وظایف هفتگی

ساعت را محاسبه کنید

ساعت ها را برای PTO و تعطیلات تنظیم کنید

هزینه اضافه کاری و چاشنی را تنظیم کنید

دریافت حقوق و دستمزد

کالاهای خرد و چک را به کارمندان ارائه دهید

اصلاحات حقوق و دستمزد چرخه میانی را انجام دهید

وظایف دوره ای

گزارش حقوق و دستمزد

تغییر مزایای ثبت نام باز است

غرامت کارگران

تشکیل پرونده های مالیاتی فدرال ، ایالتی و محلی

تشکیل پرونده و توزیع فرم مالیات کارمندان

به جای استفاده از حقوق و دستمزد خودکار ، ساعتهای وقت گرانبهای را صرف انجام تک تک این کارهای حقوق و دستمزد بصورت دستی علاوه بر سایر وظایف خود می کنید؟ Fuhgettaboutit!

یک سیستم حقوق و دستمزد خودکار نمی تواند همه چیز را برای شما انجام دهد ، اما می تواند کمک زیادی به شما کند. اگر سؤال می کنید که آیا نرم افزار گران قیمت دستمزد شما هزینه ای دارد ، از خود بپرسید که آیا وقت آن رسیده که سازمان شما به صورت خودکار شود ، یا اینکه نمی دانید حقوق و دستمزد خودکار چیست؟

مزایای حقوق و دستمزد خودکار چیست؟

همانطور که اشاره کردیم ، اتوماسیون فرآیند حقوق و دستمزد شما کار را ساده تر می کند ، اما بگذارید برخی از مزایای خاص کارمزد خودکار را بیابیم.

شماره 1 خطاها را کاهش دهید

نظرسنجی از موسسه نیروی کار در Kronos Incorporated نشان داد که 49 درصد از کارگران ایالات متحده پس از تجربه تنها دو مشکل در پرداخت حقوق خود ، به دنبال شغل جدید خواهند بود. پرداخت کسی چیزی نیست که شما بخواهید آنرا خراب کنید.

درست مانند حسابگرها از نظر ریاضی کمی بهتر از مغز انسانی ما هستند ، نرم افزار حقوق و دستمزد در محاسبه تخفیف های صحیح ، پرداخت اضافه کار ، PTO و کمیسیون هایی که روی حقوق کارمندان تأثیر می گذارد ، بهتر است. بعلاوه ، اگر شما به صورت دستی داده ها را وارد نمی کنید ، هیچ خطری برای اشتباه نادرست از یک شماره یا کپی کردن داده ها به اشتباه وجود ندارد.

شماره 2 صرفه جویی در وقت

ما قبلاً کارهای بسیاری را که در صفحه کارمند دستمزد کار می کردیم ، مرور کردیم. اتوماسیون برخی از این کارها می تواند در زمان قابل توجهی صرفه جویی کند. Tamerra Sedacy ، متخصص حقوق و دستمزد در BambooHR ، تخمین می زند: "یک سیستم خودکار پرداخت حقوق و دستمزد من را تا سه یا پنج ساعت کار صرفه جویی می کند. این می تواند اکثر داده های دستی را که معمولاً باید انجام می داد جایگزین کند. "

شماره 3 امنیت را افزایش دهید

کاغذ و صفحات گسترده برای حفظ اطلاعات مهم حقوق و دستمزد شما مکان های بسیار مطمئن ای نیستند. با استفاده از سیستم پرداخت خودکار ، داده های شما رمزگذاری شده و از رمز عبور محافظت می شوند ، بنابراین هیچ کس (غیر از شما و تیم شما) به راحتی نمی تواند به آن دسترسی پیدا کند.

شماره 4 گزارش ها را به راحتی ایجاد کنید

تصمیم گیری در مورد حقوق و دستمزد استراتژیک یا پیش بینی هزینه کار با کمی کمک خودکار امکان پذیر است. آسان نیست برای پیدا کردن اطلاعات حقوق و دستمزد خود و جمع آوری آن توسط یک گزارش به صورت دستی ، از طریق همه کارهای دستی خود استفاده کنید. بسیاری از سیستم عامل های نرم افزاری حقوق و دستمزد ، گزارش های قابل بارگیری را به شما ارائه می دهند ، بنابراین می توانید اطمینان داشته باشید که همه چیز به طور روان اجرا می شود و تصمیم های صحیحی را برای سازمان خود می گیرید.

شماره 5 تشکیل پرونده مالیاتی را ساده کنید

مالیات پیچیده است. هزاران قاضی مالیاتی در ایالات متحده وجود دارد و قوانین مالیاتی مرتباً تغییر می کنند. و اگر سازمان شما در چندین ایالت فعالیت می کند ، شما باید حتی بیشتر از آنها پیگیری کنید. در صورت اشتباه بودن ، ماندن در بالای این تغییرات می تواند بسیار وقت گیر و فوق العاده پر هزینه باشد. حقوق و دستمزد خودکار ، این به روزرسانی ها را در سیاست های مالیاتی پیگیری می کند ، اطمینان حاصل می کند که شما تمام مهلت های صحیح را رعایت می کنید ، و مالیات نگهدارنده را برای کارمندان جداگانه محاسبه می کنید. به این ترتیب ، می توانید اطمینان داشته باشید که مالیات خود به درستی و به موقع ثبت شده است.

# 6 رکورد کامل

قانون منصفانه استاندارد کار ، کارفرمایان را ملزم به نگه داشتن سوابق پرداخت سه ساله می کند. در این سوابق ، بسته به قوانین ایالتی شما باید ساعات کار ، نرخ پرداخت ، تاریخ حقوق و دستمزد و موارد دیگر را درج کنید. سیستم های خودکار پرداخت حقوق ، این داده ها را برای شما سازماندهی می کند ، بنابراین شما مطابقت داشته باشید و برای یک ممیزی احتمالی آماده باشید.

شماره 7 خدمت خود کارمندان

دادن استقلال به کارمندان برای مشاهده آسان چکهای خود و به روزرسانی اطلاعات شخصی آنها می تواند به ساده تر کردن روند کارمزد شما ، نگه داشتن کارهای اضافی در فهرست کارهای متخصصان حقوق و دستمزد خود و محدود کردن خطاها کمک کند. با داشتن حقوق و دستمزد خودکار ، بسیاری از سیستم ها به کارمندان اجازه می دهند:

اطلاعات شخصی خود را ویرایش کنید

خردهای پرداخت را مشاهده و چاپ کنید

سپرده مستقیم آنها را به روز کنید

اظهارات مزایا را مشاهده کنید

کسرها را مشاهده کنید

به فرم های W-2 و 1099 دسترسی و چاپ کنید

ایمیل های کمتری ، شیپور خاموشی و پینگ در طول روز می توانند زندگی یک مدیر حقوق و دستمزد را بسیار آسان تر کنند.

# 8 پس انداز کنید

یک سیستم خودکار پرداخت حقوق و دستمزد ممکن است برخی از مشاغل را با توجه به قیمت آن ترساند ، اما انجمن حقوق و دستمزد آمریکا تخمین می زند که اتوماسیون می تواند هزینه پردازش حقوق و دستمزد شما را تا 80 درصد کاهش دهد. بسیاری از مزایای ذکر شده در قبال حقوق و دستمزد خودکار باعث کاهش کلی هزینه برای سازمان شما می شود. وقتی گرانترین اشتباهات را از بین می برید ، می توانید در دراز مدت هزینه های خود را کاهش دهید. به علاوه ، همانطور که می گویند ، زمان پول است - که مخصوصاً برای مشاغل صادق است.

نحوه اتوماسیون فرآیند حقوق و دستمزد

شما چندین گزینه برای اجرای حقوق و دستمزد خود دارید. در نظرسنجی وضعیت حقوق و دستمزد BambooHR با 500 پاسخ دهندگان ، 48 درصد سازمان ها اعلام كردند كه از نرم افزار شخص ثالث استفاده می كنند ، 24 درصد آنها گفتند كه از نرم افزار حقوق و دستمزد homegrown استفاده می كنند ، و 27 درصد اعلام كردند كه آنها با استفاده از حسابدار محلی ، تصمیم به برون سپاری كلی از این وظیفه دارند. شرکت ملی حسابداری یا سازمان کارفرمایان حرفه ای (PEO).

ما می پذیریم که کمی مغرضانه عمل می کنیم ، اما اگر به دنبال اتوماسیون روند کارمزد خود هستید ، ادغام یک سیستم شخص ثالث برای بسیاری از سازمان ها ساده ترین خواهد بود.

یکی از مهمترین ویژگی هایی که باید در یک سیستم شخص ثالث به دنبال آن باشید این است که با HRIS شما ارتباط برقرار می کند ، بنابراین اطلاعات مربوط به کارمندان مانند دستمزدها ، ساعت ها ، شماره حساب ها و احتمالات همه می توانند در یک مکان ذخیره شوند. این بدان معناست که با کاهش نیاز به ورود مضاعف می توانید خطر خطای خود را بیشتر کاهش دهید. بنابراین شما می توانید تمام ویژگی های خودکار دستمزد خودکار را داشته باشید که انجام کار خود را آسانتر می کند ، به علاوه یک سیستم ساده.

در سیستم دستمزد خودکار چه باید جستجو کنید

ادغام یک سیستم جدید حقوق و دستمزد تلاش می کند (جمع آوری داده ها ، تنظیم کار برای سازمان شما و غیره) بنابراین قبل از انتخاب آن ، حتماً سیستم حقوق و دستمزد خود را با دقت ارزیابی کنید. در بررسی وضعیت حقوق و دستمزد ما ، از پاسخ دهندگان سوال کردیم که چه چیزی باعث می شود نرم افزار حقوق و دستمزد مؤثر باشد. پاسخ های برتر آنها ایده خوبی راجع به ویژگی هایی که باید هنگام انتخاب یک سیستم حقوق و دستمزد به دنبال آن باشید. این ویژگی های خودکار دستمزد می تواند به کاهش بارزترین نقاط درد در لیست حقوق و دستمزد کمک کند:

تشکیل پرونده های مالیاتی فدرال ، ایالتی و محلی

پیگیری زمان و حضور و غیاب

دسترسی به سلف سرویس کارمندان

ردیابی PTO

مدیریت داده های کارمندان

گزارش نویسی

ادغام نرم افزار (یعنی ردیابی زمان ، حسابداری ، مزایا و غیره)

تعدیل پرداخت اضافی مانند بازپرداخت یا پاداش

همانطور که گزینه های مختلف سیستم حقوق و دستمزد را در نظر می گیرید ، این سؤالات را از خود بپرسید:

آیا این سیستم با اندازه فعلی شرکت من کار می کند؟ آیا این سیستم می تواند با ما رشد کند؟

آیا این سیستم خودکار پرداخت حقوق با نرم افزار HR من یکپارچه است؟

در حال حاضر چقدر زمان را صرف تکمیل حقوق و دستمزد می کنم؟ چه مدت طول می کشد من با این سیستم خودکار طول بکشد؟

در سیستم حقوق و دستمزد چه ویژگی هایی برای من مهمتر است؟ آیا این سیستم شامل این ویژگی ها است؟

این سؤالات باید به شما کمک کند تا بر روی یک سیستم پرداخت خودکار دستمزد کار کنید که برای مدیر حقوق و دستمزد و کل سازمان شما مفید است.

چه موقع باید یک سازمان حقوق و دستمزد را سازمان دهد؟

اگر تازه کارمند شماره پنج را استخدام کرده اید ، انجام حقوق و دستمزد دستی در حال حاضر ممکن است آن را کاهش دهد ، اما اتخاذ یک سیستم خودکار پرداخت حقوق و دستمزد که می تواند در شرکت شما رشد کند ، می تواند بسیار مفید باشد. تامرا ، متخصص حقوق و دستمزد ما ، بهترین مزایا را توضیح داد: "من فکر می کنم شرکت ها باید از ابتدا کارمزد خودکار را تصویب کنند. اگر شرکتی کوچک باشد اما قصد رشد داشته باشد ، به جای اینکه سعی کنید سوئیچ کنید یا از ابتدا شروع به کار کنید ، می توانید کارمندان را با یک سیستم سریعتر و آسان تر کنید. مردم از نحوه کار بسیار راحت می شوند. اگر از قبل سیستمی در دست دارید که از رشد پشتیبانی می کند ، در آینده بهتر خواهید شد. حتی ممکن است به شما امکان دهد بیش از آنچه که در ابتدا برنامه ریزی کرده اید رشد کنید. "

اگر هنوز هم هر دوره دستمزد خود را بطور دستی اجرا می کنید ، امیدوارم تاکنون متقاعد شده باشید که ارزش آن را دارد که روند خود را خودکار کنید. شروع به تحقیق در سیستم های مختلف حقوق و دستمزد خودکار و خرد کردن شماره ها برای یافتن ROI کنید. فواید کارمزد خودکار را می یابید که می تواند وقت و هزینه زیادی را برای شما صرفه جویی کند و باعث می شود که کمی بیشتر به ایبوپروفن برسید.